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E-Mail Knigge: 5 Tipps für ein professionelles Auftreten im elektronischen Schriftverkehr

Wir alle schreiben meist täglich E-Mails. Anlässe dafür gibt es viele: Eben noch der Freundin im Ausland zum Geburtstag gratulieren. Dem kranken Onkel ein lustiges Katzenbild zur Aufmunterung schicken. Und, ganz wichtig: berufliche E-Mails. Keine Karriere in Jura wäre heutzutage mehr ohne E-Mails vorstellbar, und doch ist überraschend, wie viele Menschen “Anstands-Fehler” machen. Damit auch du in deinen Mails einen guten Eindruck hinterlässt, findest du hier die wichtigsten Tipps und Tricks für ein professionelles Auftreten im E-Mail Schriftverkehr.
 

1. Auf den Punkt kommen: Nach dem Geburtstag deiner Oma hat keiner gefragt 

Eine geschäftliche E-Mail ist weder Liebes-, noch Leserbrief und auch kein Trendroman. Ein E-Mail ist eine Möglichkeit, sich schnell und effizient mit Arbeitskollegen zu verständigen. Behalte daher beim Verfassen einer solchen Nachricht folgende Fragen im Kopf:

Mit welchem Ziel schreibe ich dieses E-Mail? Was möchte ich erfahren? Möchte ich vielleicht nur ein Ergebnis mitteilen?
Habe ich alles Nötige erklärt? Ist die E-Mail für den Empfänger so verständlich? Denk daran, dass der Empfänger vermutlich nicht alle Hintergrundinformationen besitzt und vermutlich auch nicht braucht.
Habe ich alles Unnötige weggelassen? Nicht alles, was dir zu einem Thema einfällt, ist für deinen Gesprächspartner auch relevant. 
 

2. Schachtelsätze, die in E-Mails vorkommen, die an Arbeitskollegen versendet werden, die am selben Fall arbeiten, sind nervig: Bitte nicht kompliziert machen!

Auch wenn du früher in Deutsch Klassenkönig warst und Anna Karenina für dich heitere Freizeitlektüre ist – bitte schreib in E-Mails keine Schachtelsätze! Denk daran, oft werden geschäftliche E-Mails auf dem Smartphone im Aufzug gecheckt oder schnell zwischen zwei Meetings gelesen. Kurze, einfach verständliche Sätze sind in E-Mails zielführend. 
 

3. Eventuell wäre es vielleicht möglich, sich potentiell zu treffen: Konjunktiv vermeiden

In der gesprochenen Sprache wird der Konjunktiv oft verwendet, um Höflichkeit auszudrücken. Schon beim Bäcker werden wir oft gefragt: “Dürfte es sonst noch etwas sein?” Im Schriftverkehr wirkt der Konjunktiv leider oft unmotiviert und unverbindlich. 
Der Satz “Wir würden uns melden, wenn sich was ergibt” schreit nach Absage, denn nach Dynamik klingt das so nicht. Die Moral: Vermeide den Konjunktiv in deinen E-Mails soweit wie möglich. 
Dieser Satz wirkt nicht dynamisch: “Dürfte ich ein Treffen nächste Woche vorschlagen? Wir könnten uns zum Beispiel Dienstag um 14 Uhr treffen. Eine andere Möglichkeit wäre Mittwoch um 15 Uhr.” Besser: “Ich schlage vor, dass wir uns nächste Woche treffen! Alternative eins: Dienstag, 14 Uhr. Alternative zwei: Mittwoch, 15 Uhr. 


3. Sarkasmus und Ironie: Lieber nicht in E-Mails

In E-Mails wirkt Ironie leider oft arrogant und kann extrem leicht missverstanden werden. Deswegen raten wir dir: Ironie im Schriftverkehr vermeiden! So kannst du Missverständnisse vorbeugen. 



 

4. Abkürzungen, Großbuchstaben: Besser nicht in E-Mails

Abkürzungen können manchmal den Eindruck erwecken, du möchtest dir für deinen Gesprächspartner nicht zu viel Zeit nehmen. Außerdem kennt nicht jeder alle Abkürzungen, die dir geläufig sind. Daher ist es besser, Abkürzungen sehr sparsam zu gebrauchen! 

Ein anderer wichtiger Punkt ist, in E-Mails nie GROSSBUCHSTABEN zur Unterstreichung von wichtigen Wörtern oder Textpassagen zu verwenden. Das erscheint vielen Lesern so, als würdest du sie anschreien und das möchtest du ja gar nicht!
 

5. Vermeide 20000 Anhänge

Gerne in Bewerbungen verwendet: Anhänge. Bei zu vielen verschiedenen Dateien kannst du oder dein Gegenüber leicht den Überblick verlieren, deswegen:
Benutze nur gängige Dateiformate
Fasse mehrere Dateien zusammen (zum Beispiel in Bewerbungen: alle Arbeitszeugnisse)
Benenne die Dateien so, dass der Empfänger nicht erst alles durchsuchen muss, um das entsprechende Dokument zu finden
Verzichte auf zu große Anhänge
 

6. Keine Zeit verlieren: Reaktionsgeschwindigkeit zählt

Selbst wenn du auf eine E-Mail nicht sofort antworten kannst, ist es eine gute Angewohnheit, dem Absender eine Empfangsbestätigung zu schicken, in der du bestätigst, dass du seine E-Mail bearbeiten wirst. Wenn es für dich möglich ist, kannst du auch den Zeitrahmen angeben, in dem er eine Antwort erhalten wird. Gib dir hier selber lieber zu viel Zeit, als dann deine Antwort “verspätet” abzuschicken. 

 

Geschäftliche E-Mails unterscheiden sich von privaten vor allem durch eine kurze, präzise Ausdrucksweise. Um mögliche Fauxpas zu vermeiden, solltest du dich eher kurzhalten und keine Schachtelsätze verwenden. Auch der Konjunktiv wirkt nicht sehr dynamisch in E-Mails, versuche besser Vorschläge und Fragen ohne den Konjunktiv zu formulieren. Da Ironie besonders im elektronischen Schriftverkehr oft falsch verstanden wird, solltest du diese sehr sparsam verwenden. 

 

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02. Dezember 2015

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