Digitalisierung von Kanzleien

Diese Tools helfen weiter!


veröffentlicht am 25.12.2019


Die digitale Transformation gehört zu den wichtigsten Herausforderungen des modernen Wirtschaftslebens. Kanzleien bilden keine Ausnahme, wenn es um die Erleichterung und Beschleunigung digitaler Arbeitsprozesse geht. Die Angst vor der Umstellungsphase ist vor allem bei etablierten Kanzleien groß, dabei ist das Potenzial auf eine bessere Kanzleiarbeit deutlich größer als die Risiken. Wir stellen einige Tools vor, mit denen jede Kanzlei von der digitalen Transformation profitiert.

Als Anwaltskanzlei digital konkurrenzfähig bleiben

Es gibt viele sinnvolle Ansatzpunkte für Kanzleien, wenn es um die Digitalisierung von Arbeitsprozessen geht. Die richtigen Tools sind abhängig von Größe und Art der Kanzlei auszuwählen, das ideale Digital-Paket für jedermann gibt es somit nicht. Die folgenden Tools sind etablierte und wichtige Lösungen, die für zahlreiche Kanzleien von Interesse sein sollten.

Einige Tools für Ihre Anwaltskanzlei im Überblick:


1. Digitales Sekretariat

Vor allem für selbstständige Anwälte ist es schwierig, zwischen Verhandlungen und Privatleben permanent erreichbar zu bleiben. Damit keine Mandanten verloren gehen, ist die Investition in ein digitales und externes Sekretariat sinnvoll. Die Servicekräfte sind 24 Stunden pro Tag erreichbar und helfen bei der Terminvergabe und der Beantwortung grundlegender Fragen. Dienstleister wie anwaltssekretariat.de bieten einen entsprechenden Service, der neben Telefon auch Fax, E-Mail und weitere Kommunikationskanäle umfasst.
 


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2. Buchhaltung

Vor allem durch die digitale Buchhaltung und ein unkompliziertes Rechnungswesen lässt sich viel Zeit in der Verwaltung ihrer Kanzlei einsparen. Für die Ausstattung von Kanzleien sind Profi-Lösungen von sevDesk als Buchhaltungssoftware ideal. Modernste KI kommt in den Anwendungen des namhaften Entwicklers zum Einsatz, die beispielsweise eine automatische Beleg-Erkennung ermöglicht. Auch USt-Voranmeldung, EÜR und andere steuerliche Pflichten sind im Handumdrehen erledigt. Die Führung von Kassenbüchern erfolgt mit der Software absolut rechtssicher, verschiedene Kostenstellen lassen sich einfach überblicken und optimieren.


3. Digitale, mobile Fallakte

DATEV hat sich in vielen Branchen einen Namen durch seine sichere Schnittstelle zwischen Finanzamt und Firmensoftware in Buchhaltung und Rechnungswesen gemacht. Speziell für Kanzleien bietet DATEV weitere Lösungen, die auf die erleichterte Fallbearbeitung abzielen. Mit Anwendungen wie Anwalt Akte Mobil haben Sie vom Gerichtssaal bis zum privaten Mandatenbesuch alle Informationen sofort im Überblick. Für die digitale Fallbearbeitung stellt DATEV Tools zur juristischen Textanalyse bereit. Finden Sie so mühelos passende Vergleichsurteile und erleichtern Sie sich die eigene Aktenpflege erheblich.
 


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4. Mandantenpflege

Ihre Mandanten sind der Schlüssel für eine erfolgreiche Kanzlei. Leider nehmen Kontaktaufnahme und Erstberatung viel Zeit in Anspruch, auch wenn hieraus oft kein vollwertiges Mandat entsteht. Die Digitalisierung Ihrer Kanzlei macht eine Vorqualifizierung potenzieller Mandaten möglich. Software wie CODIAC ermöglicht die Umsetzung einer Erstberatung, um einen adäquaten Kreis potenzieller Mandanten herauszufiltern. Auch über den aktuellen Stand der Fallbearbeitung lassen sich Mandanten mit der automatisierten Dialogtechnik unkompliziert informieren.


Mitarbeiter adäquat in die Digitalisierung einbinden

Die Digitalisierung ist ein umfassende Prozess, der eher als neuartiges System und nicht als Umstellung auf viele Einzelprogramme zu sehen ist. Richtig lohnenswert ist die digitale Transformation alleine, wenn das Personal der Kanzlei den vollen Nutzen erkennt. Eine entsprechende Fort- und Weiterbildung der Mitarbeiter ist ein wesentlicher, abschließender Schritt, um die digitale Transformation der Kanzlei wirklich zu meistern. Einsteiger nach dem Studium finden zudem bei Jobs im Bereich Jura immer häufiger eine Nachfrage nach digitalen Kompetenzen im Bewerberprofil. Es lohnt somit, bereits während des Studiums einen Blick über den juristischen Tellerrand in Richtung IT zu werfen.
 

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