"Wir arbeiten vollständig digital"

Jan Lampe ist seit Mitte 2017 bei Gansel Rechtsanwälte beschäftigt. Seit Anfang 2020 verantwortet er als Head of Legal Services und Teil der Geschäftsleitung die Legal Service Teams sowie den Bereich IT und Kommunikation.

Nach Abschluss des ersten Staatsexamens im Frühjahr 2020 hat Leonie Hoffmann direkt danach im Mai in ihrer Studienstadt Halle (Saale) die Sachen gepackt, ist nach Berlin gezogen und hat im Juni begonnen bei Gansel Rechtsanwälte als wissenschaftliche Mitarbeiterin im Bereich Dieselabgasskandal zu arbeiten – mitten in der Coronazeit. 

Jan, du bist seit Anfang 2020 Head of Legal Services bei Gansel Rechtsanwälte. Wie ist deine Kanzlei mit der Umstellung von Büroarbeit auf Mobile Office umgegangen und wie konntest du deine Kolleg:innen durch deine Position hierbei unterstützen?

Jan: Als moderner Rechtsdienstleister mit digitalem Geschäftsmodell können wir flexibel und ortsunabhängig denken und agieren. Folglich galt es, die geografische Komponente aus möglichst allen Gleichungen via Legal Tech zu löschen.

Bereits vor der Pandemie hatten wir Möglichkeiten zum mobilen Arbeiten geboten und sind nun einen Schritt weiter gegangen, um das Mobile Office (auch zu 100% remote) so attraktiv wie möglich zu gestalten. 

Als Teil der Geschäftsleitung war es mir wichtig, hier schnell zu reagieren – da es ja um die Gesundheit der Mitarbeitenden ging – und in die nötige IT-Ausstattung zu investieren, sodass jede:r Mitarbeiter:in ideal für das Mobile Office ausgestattet war. Das Mindset der Kanzlei sowie die technologische Infrastruktur ermöglichen es.
 

Du warst somit maßgeblich an der Umstellung auf virtuelle Prozesse beteiligt. Worauf hast du vor allem dein Augenmerk gelegt und haben deine Vorschläge und Ideen schnell Anklang gefunden?

Jan: Gansel definiert sich nicht als klassische Kanzlei, sondern als moderner Rechtsdienstleister, der neuen Ideen stets aufgeschlossen war und ist. Das hat unsere Arbeitskultur maßgeblich geprägt. Wir haben keine Pflichtanwesenheiten oder dergleichen, daher haben die Ideen bei unseren Mitarbeiter:innen sehr schnell Anklang gefunden. 

Wichtig ist es, den Company Spirit aufrecht zu erhalten und sich an die neuen Gegebenheiten anzupassen. Besonderes Augenmerk liegt vor allem auf dem Onboarding neuer Mitarbeiter:innen. Unsere Erfahrungen zeigen mittlerweile, dass auch innerhalb eines virtuellen Onboardings jede:r Einzelne sehr gut abgeholt und der „Gansel Spirit“ weitergetragen werden kann.

Teile unserer Onboarding- und Trainingsprogramme bilden wir bspw. auf unserer eigenen Videoplattform ab, wodurch sie on-demand abrufbar sind. Diese Flexibilität kommt durchweg sehr gut an.

Wie funktioniert deiner Meinung nach die interne Kommunikation in dieser neuen Arbeitssituation und wie kann auch der Kontakt zu Mandant:innen aufrecht erhalten werden?

Jan: Die interne Kommunikation hat deutlich noch mehr an Wichtigkeit gewonnen. Die klassischen „Flurgespräche“ entfallen und es muss sichergestellt werden, dass die Informationen tatsächlich jede:n Mitarbeiter:in erreichen.

Unser Kommunikationsmodell mit Mandanten ist seit jeher digital und zukunftsorientiert. Corona hat nochmal gezeigt, wie wichtig der Einsatz von Legal Tech in der Mandantenkommunikation ist.
 

Leonie, du bist seit fast einem Jahr für Gansel Rechtsanwälte als wissenschaftliche Mitarbeiterin tätig. Wie hat sich dein Berufseinstieg bei Gansel Rechtsanwälte gestaltet und inwiefern hat Corona deinen Bewerbungsprozess beeinflusst?

Leonie: Der initiale Kontakt zu Gansel Rechtsanwälte erfolgte digital. Über das Stellenportal Talentrocket konnte ich mich einfach und unkompliziert bewerben, konnte hier meine Unterlagen hochladen und mich über Gansel Rechtsanwälte ausführlich informieren.

Der nachfolgende Bewerbungsprozess war vollständig digital gestaltet und die Vorstellungsgespräche fanden ausschließlich virtuell über Microsoft Teams statt. Das war für mich persönlich sehr praktisch, da ich zur Zeit des Prozesses erst nach Berlin gezogen bin und Gespräche vor Ort für mich schwieriger zu realisieren gewesen wären.

An meinem ersten Arbeitstag war ich dann das erste Mal vor Ort in der Kanzlei und arbeitete vorerst auch vor Ort, bis ich dann nach sechs Monaten aufgrund von Corona komplett ins Mobile Office gegangen bin. 
 

Wie hast du den „virtuellen” Prozess hin zu Mobile Office wahrgenommen und welche Herausforderungen sind dir und deinen Kolleg:innen hierbei begegnet?

Leonie: Aus meiner Sicht wurde der Weg ins Mobile Office durch die Kanzlei angenehm und einfach gestaltet. Sowohl in der Kanzlei als auch für meinen Zuhause- bzw. mobilen Arbeitsplatz erhielt ich eine komplette Ausstattung.

Wir arbeiten vollständig digital, sodass es die Arbeitsweise betreffend keinen Unterschied macht, von wo aus gearbeitet wird. Mir persönlich fehlen jedoch die persönlichen Kontakte. Dem wirkt mein Team jedoch mit regelmäßigen virtuellen Kaffeerunden am Nachmittag oder virtuellen Teamevents entgegen.

Du arbeitest unter anderem Mitarbeiter:innen remote ein. Wie läuft eine solche Einarbeitung ab und inwiefern kann das „papierlose Büro” bei Gansel Rechtsanwälte die Arbeit von unterwegs oder Zuhause unterstützen?

Leonie: Ich sehe in der Einarbeitung remote zu der von vor Ort kaum Unterschiede. Am ersten Arbeitstag holen sich die Neustarter:innen ihre Hardware in der Kanzlei ab oder erhalten diese auf dem Postweg, wenn sie nicht vor Ort in Berlin tätig sind. Sie richten sich zuhause oder am Arbeitsort ihrer Wahl ein, erhalten ein virtuelles IT-Onboarding und können loslegen.

Die neuen Mitarbeiter:innen bekommen jeweils einen Buddy, also eine:n Mentor:in, zugewiesen, der:die sie fachlich einarbeitet aber auch bei jeglichen weiteren Fragen mit Rat und Tat zur Seite steht – nur eben virtuell via Videocall oder Chat. 

In der Zusammenarbeit nutzen wir als Kommunikationstool vor allem Microsoft Teams. Über die Funktion „Bildschirm teilen“ ist es fast so als würde man gemeinsam vor einem Bildschirm sitzen. Der kurze Dienstweg kann also auch virtuell abgebildet werden.

In unserer kanzleieigenen Software sind alle Akten digital abgelegt, sodass von überall darauf zugriffen werden kann und auch Mitarbeitende parallel an den Verfahren arbeiten können. Man ist nicht an Dokumente, Akten und Archive vor Ort angewiesen, was natürlich auf das papierlose Büro zurückzuführen ist. 

Im Grunde reichen Laptop und eine gute Internetverbindung für unsere Tätigkeit aus. 
 

Legal Tech nimmt einen großen Stellenwert bei Gansel Rechtsanwälte ein. Wie können die Kanzlei und du neue Berufseinsteiger:innen fördern und was macht Legal Tech deiner Meinung nach so interessant?

Jan: Die Hürde bzw. Hemmschwelle für Verbraucher ihre Rechte durchzusetzen, ist immer noch hoch. Legal Tech, als Ausdruck der Digitalisierung, kann hierbei mindestens so viel bewirken wie in jedem anderen Bereich, in welchem sich durch die Möglichkeiten der Digitalisierung unser Verhalten bereits grundlegend gewandelt hat, z.B. Shopping oder Fernsehverhalten.

Die Herausforderung ist, dass die Realität im Berufsleben weiter vorangeschritten ist als die juristische Ausbildung. Um Berufseinsteiger:innen auf die neuen und digitalen Möglichkeiten des Arbeitens im Bereich Legal Tech vorzubereiten, bieten wir diverse interne Aus- und Fortbildungsmöglichkeiten.

Von überragender Wichtigkeit ist zudem das Mindest der Mitarbeiter:innen, sich offen und begeistert auf neues, unbekanntes Terrain zu begeben. 

Gute Arbeit dank guter Ausrüstung? Wie seid ihr hinsichtlich Laptop & Co im Mobile Office ausgestattet?

Jan: Jede:r Mitarbeiter:in wird mit unserem Mobile Office-Paket technisch bestmöglich ausgestattet. Zusätzlich zum Laptop gibt es zum Beispiel einen extra Monitor für die remote-Tätigkeit. Hardware allein reicht dabei jedoch nicht aus.

Gute Ausstattung bedeutet auch, dass wir verschiedene Software und Tools zur Verfügung stellen, die es z.B. erlauben gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten, virtuell zu kommunizieren und natürlich den Company Spirit zu fördern.
 

Vor allem Eltern haben aktuell im Home Office meist zwei Jobs gleichzeitig. Wie kann Gansel seine Mitarbeiter:innen hier unterstützen?

Jan: Unsere Mitarbeiter:innen können ihre Arbeitszeiten selbstständig und flexibel einteilen. Es gibt keine Kernarbeitszeiten und auch Teilzeitmodelle sind bei uns möglich.

Zudem bedeutet „Mobile Office“ bei uns, dass Mitarbeiter:innen von jedem beliebigen Ort aus arbeiten können. An Orten, wo sich beides unter Umständen besser vereinbaren lässt, wie z.B. bei der Verwandtschaft. 
 

Leonie, hattest du bereits während deines Jurastudiums Kontakt mit Legal Tech und was begeistert dich besonders an diesem Fachbereich?

Leonie: Im Rahmen meines Studiums hatte ich keinerlei Berührungspunkte mit Legal Tech. Folglich war ich nach dem Start bei Gansel sehr beeindruckt davon, was Legal Tech möglich macht: Einfache, repetitive Aufgaben, die ja oftmals nerviger Zeitfresser sind, werden durch Automatisierungen nahezu eliminiert.

Außerdem kann die Arbeit besser strukturiert werden durch das Zusammenfassen von Akten nach unterschiedlichen Parametern. 

Ich finde es nach wie vor bemerkenswert, wie viele Verfahren durch verhältnismäßig wenig Mitarbeitende in wegweisender Qualität bearbeitet werden können. Hier leistet Legal Tech einen bisher einmaligen Mehrwert für die Mandanten und ihre Verfahren!

Wie sieht die tägliche Arbeit als wissenschaftliche Mitarbeiterin in der Kanzlei aus und welche Berührungspunkte hast du hierbei mit Legal Tech?

Leonie: Ich arbeite jeden Tag mit Legal Tech. Mit unserer kanzleiweiten Datenbearbeitungssoftware bilden wir ein elektronisches Aktensystem ab. Ich nutze es darüber hinaus aber auch in seinen vielfältigen anderen Funktionen zum Automatisieren von Arbeitsschritten, bspw. Datenabfragen zu erstellen, Stammaktenrechner in Excel zu bauen und daraus Schriftsätze zu erzeugen. 

Die Entwicklung und Prozessoptimierung der Automatisierungen werden durch mich und mein Team aktiv mitgestaltet und in der Zusammenarbeit mit unseren Legal Engineer und Softwareentwicklern umgesetzt.

Zudem gibt es Schulungen und Workshops innerhalb unseres Legal-Tech Inhouse Trainings, die einen tieferes und breiteres Verständnis zur Kanzleisoftware und deren Möglichkeiten vermitteln.   

Wie nimmst du die Teamarbeit aus dem Mobile Office wahr und gibt es hierbei spezielle Programme oder Tools, die die interne digitale Kommunikation erleichtern können?

Leonie: Ohne direkten Kontakt kommt der Software eine sehr entscheidende Rolle zu. Die Herausforderungen, welche sich daraus ergeben, wie etwa der „schnelle Austausch“ auch über alltägliche Dinge, haben wir im Team angenommen und sind dadurch noch besser zusammengewachsen. Das stärkt aus meiner Sicht stark den Zusammenhalt und trägt zu einer reibungsloseren Kommunikation bei.

Software spielt daher seit Corona auch in Bereichen eine Rolle, welche vorher selbst bei einem modernen Legal Tech Dienstleister wie Gansel nicht im Fokus der Digitalisierung standen. Mit Blick auf die Geschwindigkeit des Fortschritts bin ich gespannt, was in Zukunft noch kommt!
 

Wie findest du den idealen Ausgleich zwischen Mobile Office und Privatleben und inwiefern unterstützt dich die Gansel hierbei?

Leonie: Anfangs ist es mir schwergefallen, im Mobile Office Grenzen zwischen Berufs- und Privatleben zu ziehen. Im letzten ¾ Jahr habe ich jedoch gelernt, auch im Mobile Office auf Pausenzeiten zu achten und diese gut in den Arbeitstag zu integrieren. 

Durch Gansel fühle ich mich persönlich durch die flexiblen Arbeitszeiten und die problemlose Urlaubsplanung in der Work-Life-Balance unterstützt. Des Weiteren gibt es das Angebot von virtuellem Yoga- und Rückentraining.

Jan, Mobile Office ist bei Gansel Rechtsanwälte längst kein neues Thema. Wie kann die Kanzlei ihre Mitarbeiter:innen eine funktionierende Work-Life-Balance gewährleisten, sodass sie „von Zuhause aus arbeiten“ und nicht „im Büro wohnen“?

Jan: Die Freiheit, den Arbeitsort und Arbeitszeiten flexibel zu gestalten, stellen die wesentlichen Faktoren dar und ermöglichen ein selbstbestimmtes und eigenverantwortliches Arbeiten. Durch geeignete Tools unterstützen wir die Mitarbeitenden sich im Mobile Office gut zu organisieren und effizient in Teams zusammenzuarbeiten. 

Jede:r ist dazu angehalten keine Überstunden zu machen. Auch hier nutzen wir eine digitale Zeiterfassungslösung, die das ganz transparent macht.
 

Wie arbeitest du am liebsten? Aus dem Mobile Office oder doch lieber im Büro?

Jan: Die Mischung macht’s! Wichtig ist mir die Freiheit zu haben, den Arbeitsort frei zu wählen und das sollte für jede:n Mitarbeiter:in gelten.

Euer Fazit?

Jan: Das Potenzial von Legal Tech ist gerade auf dem Weg erkannt zu werden und die Veränderungen werden viel weitreichender sein, als man sich jetzt vorstellen mag. Mindestens eine davon wird sein, dass das „Büro“ wie wir es kennen, entbehrlich wird und wir die geografische Komponente endgültig aus der Gleichung löschen können.

Leonie: Ich bin froh schon in einer digitalen Kanzlei Erfahrungen gesammelt zu haben. Die besonderen Umstände des letzten Jahres haben deutlich gemacht, wie wichtig es auch für Kanzleien ist, die Prozesse digital abzubilden. Bei Gansel ist man damit schon recht weit. Das stimmt mich sehr zuversichtlich für die Zukunft. 

Vielen Dank, Leonie und Jan!

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