Im Maschinenraum der Innovation: Wie Legal Tech Operations Freshfields antreibt

Legal Tech Operations ist längst mehr als ein Schlagwort in der Innovationsstrategie von Freshfields – es ist ihr Motor. Das Team arbeitet dort, wo Technologie und Mandatspraxis unmittelbar aufeinandertreffen und gestaltet digitale Lösungen nicht im Elfenbeinturm, sondern mitten im Fallgeschehen.

Wie dieses digitale Herz der Kanzlei tatsächlich schlägt, wer es antreibt und was das für die Zukunft juristischer Arbeit bedeutet, haben wir uns genauer angesehen.

Der Slogan des Teams lautet „Legal Tech Operations is a legal tech team comprised of legal tech experts who are tech savvy and tech experts who are legal savvy“. Und das kann wortwörtlich genommen werden.

Phillip Kabus kam 2019 als Transaction Lawyer zu Freshfields. „Damals lag der Schwerpunkt klar im Bereich M&A“, erinnert er sich. Der Wechsel zu Legal Tech Operations vollzog sich beinahe organisch. „Relativ schnell wurde deutlich, dass Unterstützung bei einer Softwareentwicklung gebraucht wurde, und ich habe mich gemeldet.“

Er habe sich eingearbeitet, sagt er, sich „reingefuchst“ und schnell gemerkt, dass es genau das ist, was ihn reizt. Technisches Interesse habe ihn schon immer begleitet. Heute könne er sich keinen passenderen Job in der Kanzlei vorstellen. „Es ist unglaublich abwechslungsreich. Wir dürfen ausprobieren, es gibt keine starren Grenzen. Das ist eine echte Besonderheit von Freshfields und dafür bin ich sehr dankbar.“

Das Team von Legal Tech Operations zählt inzwischen gut 20 Mitglieder: Entwicklerinnen und Entwickler, Projektmanager, juristische Spezialisten und studentische Mitarbeitende arbeiten interdisziplinär an technischen Lösungen für die Mandatspraxis. Dabei setzt Freshfields auf ein Recruiting, dass weniger auf starre Stellenprofile und fest definierte Rollen schaut als vielmehr auf individuelle Fähigkeiten, die das bestehende Team sinnvoll ergänzen. Ein Großteil des Teams hat sich dabei intern gefunden: Viele begannen ihre Laufbahn in anderen Rollen und Bereichen und entwickelten sich durch ihr technisches Interesse gezielt in den Bereich Legal Tech Operations weiter. 

Zu Beginn von Legal Tech Operations standen grundlegende Fragen im Raum: Was können wir selbst leisten? Und wie schnell können wir eigene Lösungen entwickeln? Schritt für Schritt definierte sich das Team so seinen eigenen Handlungsrahmen.

Mit der Zeit wuchs nicht nur das Selbstverständnis, sondern auch die technische Tiefe. „Am Anfang habe ich mich durch Interfaces geklickt und einfache Prozesse gebaut“, erinnert sich Kabus. „Irgendwann saßen wir an Codes, die komplexe Logiken abbilden konnten.“

Externe Software wurde zunehmend zur Ausnahme. Stattdessen entstanden passgenaue Inhouse-Lösungen - maßgeschneidert für die Bedürfnisse der Mandatspraxis und in der Umsetzung deutlich schneller.

Mit klassischer juristischer Arbeit hat sein Alltag inzwischen nur noch wenig zu tun. „Meine Rolle ist heute stark technisch geprägt“, sagt Kabus. „Gleichzeitig fungiere ich als Schnittstelle zwischen den Anwält:innen, ihren fachlichen Anforderungen und der technischen Übersetzung dieser Bedürfnisse in funktionierende Lösungen.“ Dabei zeigt sich ein deutlicher Wandel: Auch im klassischen anwaltlichen Bereich wird zunehmend „technisch mitgedacht“. Die Zusammenarbeit ist nicht mehr von einem „Lost in Translation“ zwischen Jura und Technik geprägt, sondern von einem gemeinsamen Verständnis für digitale Prozesse.

Was ihn besonders reizt, ist die unmittelbare Wirkung: zu erleben, wie Legal-Tech-Tools Arbeit nicht nur erleichtern, sondern in Teilen ganz übernehmen können. Effizienz wird so konkret erfahrbar.

Um bei den technologischen Entwicklungen auf Augenhöhe zu bleiben, setzt Kabus konsequent auf Weiterbildung. Es gehe ihm darum, praktische Erfahrung und theoretisches Fundament miteinander zu verzahnen. „Gerade im Scrum-Umfeld und im Projektmanagement bin ich so tief eingestiegen, dass ich mich auch zertifizieren lassen wollte.“ Für ihn ist klar: Wer Innovation gestaltet, muss sie auch methodisch durchdringen.

Der Weg zur Lösung

Die Impulse für neue Legal-Tech-Lösungen kommen in der Regel direkt aus den Praxisgruppen. Oft entsteht der Bedarf mitten im Mandat: Anwält:innen stoßen auf ein Problem, das händisch kaum zu bewältigen ist - sei es, weil die Kapazitäten fehlen oder der Aufwand in keinem Verhältnis stünde. „Dann setzen wir uns im Team zusammen, entwickeln eine Lösung, erstellen einen Proof of Concept und die Praxisgruppe entscheidet anschließend, ob sie den nächsten Schritt gehen möchte“, erklärt Kabus.

Dies ist dann auch oft die natürliche Schnittstelle mit dem Freshfields Lab und Ausgangspunkt einer Diskussion, wenn es darum gehen kann, eine gänzlich neue technische Lösung zu konzipieren und entwickeln. Wie lange eine Umsetzung dauert, hängt maßgeblich vom Umfang der Datenbasis ab. „Muss ich 1.000 oder 100.000 Fälle analysieren?“ Kleinere Anfragen seien mitunter innerhalb weniger Tage realisiert. Größere Projekte hingegen können sich über Monate erstrecken. „Oft entstehen dabei weitere Ausbaustufen oder wir stoßen auf Punkte, an denen wir nachjustieren müssen.“ Die agile Arbeitsweise des Teams schaffe dafür den nötigen Spielraum.

Seine juristische Ausbildung begreift Kabus dabei als klaren Vorteil. „Eine Lösung muss technisch sauber funktionieren - aber sie muss vor allem juristisch das richtige Ergebnis liefern.“ An dieser Schnittstelle komme er ins Spiel, sagt er - und lächelt. 

Mit der rasanten Entwicklung Künstlicher Intelligenz ist auch die Erwartungshaltung auf Mandantenseite gewachsen. Legal Tech wird zunehmend vorausgesetzt, nicht als Zusatz, sondern als selbstverständlicher Bestandteil moderner Mandatsarbeit. Für Freshfields ist Innovation dabei längst ein strategisches Asset. „Wir legen enormen Wert auf technische Tiefe und Detailgenauigkeit. Das ist in dieser Form sicher eine Besonderheit in unserem Markt", meint Kabus. 

Einsatz unterschiedlicher Technologien

Verstärkung erhält das Team durch Luisa Germann, Legal Tech Specialist und studierte Wirtschaftsinformatikerin. An ihrer Arbeit schätzt sie vor allem die Bandbreite. „Ich arbeite mit Low-Code-, No-Code- und Pro-Code-Technologien an ganz unterschiedlichen Projekten und übernehme dabei auch Projektverantwortung.“ Gerade die Kombination aus eigenständigem Entwickeln, teils kurzen Projektzyklen und einer klaren Zielorientierung im Team schaffe für sie das ideale Umfeld.

Abwechslung ist dabei Programm. Unterschiedliche Projekte, wechselnde Anforderungen, neue Fragestellungen. Um auch komplexe Vorhaben strukturiert umzusetzen, werden die Aufgaben im Team in klar definierte Pakete aufgeteilt. Wer übernimmt welchen Part? Was sind die nächsten Schritte? „Dann nehmen wir die Anforderungen auf, übersetzen sie ins Technische und suchen den bestmöglichen Umsetzungsansatz“, beschreibt Germann den Prozess - präzise, lösungsorientiert, interdisziplinär.

Die Anforderungen von Jurist:innen zu verstehen, habe sie schneller gelernt als gedacht, sagt Luisa Germann. „Anwält:innen sind es gewohnt, komplexe Sachverhalte präzise auf den Punkt zu bringen – davon profitiere ich direkt, auch ohne juristischen Hintergrund.“ Der Austausch sei von Respekt und einem gegenseitig entwickelten Verständnis für den jeweils anderen Fachbereich geprägt. 

Legal Tech Operations arbeitet eng mit den Praxisgruppen direkt am Mandat. Die Lösungen entstehen nicht abstrakt, sondern aus konkreten Bedarfen heraus; maßgeschneidert für den jeweiligen Fall. Bewähren sie sich, finden sie durch den Multiplikatoreffekt schnell breitere Anwendung auch in ähnlichen Situationen anderer Teams und Mandate. „Unser Ziel ist, dass unsere Lösungen möglichst breit genutzt werden“, sagt die Wirtschaftsinformatikerin.

Im Team setzt man auf Transparenz. Tägliche Stand-ups gehören zum festen Rhythmus. Projekte werden offen besprochen, Erfahrungen geteilt. „Wissen soll zirkulieren. Wir wollen voneinander lernen und keine Silos aufbauen.“ Gerade das schütze davor, betriebsblind zu werden, ein Risiko, das in technischen Projekten schnell entsteht.

Technologieoffenheit und juristische Exzellenz

Freshfields zeigt, dass Technologieoffenheit und juristische Exzellenz heute Hand in Hand gehen. „Sie ist ein echter Gewinn für alle, die hier arbeiten“, sagt Germann. Automatisierung und KI bedeuten nicht nur eine Effizienzsteigerung, sondern führen oftmals auch zu besseren Arbeitsprodukten, indem menschliche Fehler bei repetitiven Tätigkeiten minimiert und inhaltliche Inkonsistenzen vermieden werden. Zudem eröffnet die Technik die Möglichkeit, völlig neue Produkte anzubieten, die ohne technologische Unterstützung nicht möglich wären.

Der größte Vorteil aber liege woanders: „Anwält:innen gewinnen Zeit. Zeit für das, was wirklich zählt: die Lösung komplexer Sachverhalte.“ Genau darin sieht Germann weiteres Wachstumspotenzial für die Kanzlei.

Seit knapp acht Jahren ist Marcus Breuing Transaction Lawyer. Dass sein Weg ihn einmal in den Legal-Tech-Bereich führen würde, hätte er damals nicht erwartet. „Mit meinem Start bei Freshfields bin ich relativ schnell mit Plattform-Lösungen in Berührung gekommen und habe mich zunehmend intensiver mit technischen Themen beschäftigt“, erzählt er.

Über die Jahre eignete er sich das erforderliche Fachwissen an. Heute übernimmt er innerhalb von Legal Tech Operations mehrere Rollen. Zum einen koordiniert er im Applikationssupport für die Plattform-Lösungen, das Support-Team. Zum anderen ist er im Bereich Legal Data Analytics tätig.

In Mandaten und Projekten fallen große Datenmengen an. „Diese Daten wollen wir nicht nur sammeln, sondern fundiert auswerten“, sagt Breuing. Sie werden strukturiert aufbereitet und in interaktive Dashboards überführt, die Mandanten und Projektteams zur Verfügung gestellt werden. So werden aus Daten Entscheidungsgrundlagen.

Auch operativ ist er eng in die Mandatsarbeit eingebunden. Er versteht sich dabei als Übersetzer zwischen juristischem Anspruch und technischer Umsetzung. „Bei Projekten sind wir fest im Team verankert. Wir übersetzen, was Partner, Counsel oder Associates fachlich benötigen, in eine Lösung, die technisch tragfähig ist.“ Juristisches Verständnis sei dafür unerlässlich - nur so lasse sich sicherstellen, dass die technische Lösung am Ende auch inhaltlich präzise das abbildet, was rechtlich gefragt ist.

Für Marcus Breuing entsteht aus dem Zusammenspiel von Legal Tech und anwaltlicher Tätigkeit, wie es bei Freshfields gelebt wird, eine klare Win-win-win-Situation. „Mandanten, Mandate und Anwält:innen profitieren gleichermaßen von dieser Symbiose.“ Gerade komplexe streitige Verfahren, insbesondere dort, wo es bei Sachverhalten eine große Zahl einzelner (Gerichts)Verfahren gibt, wären ohne technische Unterstützung weder in dieser Geschwindigkeit noch mit derselben Qualität und Sorgfalt zu bewältigen.

Dabei gehe es nicht allein um inhaltliche Komplexität, sondern auch um Fristen und Volumina. „Solche Verfahren lassen sich nicht einfach durch mehr Manpower lösen“, sagt Breuing. Entscheidend seien belastbare Automatisierungsprozesse, in denen der Mensch die Prüfung und rechtliche Absicherung der Ergebnisse übernimmt. Als Beispiele nennt er Robotic Process Automation und KI-gestützte Workflows, mit denen Qualität gesichert sowie Datenschutz- und Compliance-Anforderungen zuverlässig eingehalten werden können.

Hinzu komme ein wirtschaftlicher Faktor: „Der Einsatz von Legal-Tech-Tools reduziert auch Kosten.“ Mandanten erwarten von internationalen Wirtschaftskanzleien wie Freshfields längst, dass technologische Lösungen selbstverständlich integriert sind.

Breuing ist überzeugt, dass digitale Assistenzsysteme den Anwaltsberuf nachhaltig verändern werden. Künstliche Intelligenz könne Dokumente vorstrukturieren, Inhalte schneller erfassbar machen und so Freiräume schaffen. „Die gewonnene Zeit kann in Strategie, Argumentation und rechtliche Feinjustierung fließen.“ Für ihn liegt die Zukunft in der Verbindung von technologischem Know-how und juristischer Expertise. „Erst in dieser Kombination entstehen neue Services und echter Mehrwert.“

Einer, der die Entwicklungen von Legal Tech Operations in die Fläche trägt, ist Jörg Hahn. Als Team Manager versteht er sich als Brückenbauer zwischen Technik und Praxis und füllt diese Rolle mit spürbarer Begeisterung. „Wenn ich einen Bedarf erkenne, bringe ich die relevanten Gruppen zusammen, damit wir gemeinsam eine Lösung entwickeln. Genau das ist für mich das Attraktivste an meiner Aufgabe.“

Was ihn besonders überzeugt, ist die Bandbreite an Kompetenzen im Team. Diese Diversität sei kein Zufall, sondern ein zentraler Erfolgsfaktor. Wer nachhaltige Lösungen entwickeln wolle, müsse beide Welten verstehen: die juristische ebenso wie die technische. „Erst die Verbindung dieser Profile ermöglicht es uns, im Mandat gemeinsam mit den Praxisgruppen und den Entwicklern das bestmögliche Ergebnis zu erzielen.“

Werden neue Features kanzleiweit ausgerollt, setzt Hahn auf die Kompetenzen im Team und die breite gewachsene technische Kompetenz in der Kanzlei. Das Potenzial eines Tools erschließe sich nicht von selbst. „Deshalb gehen wir bei Freshfields mit vielen aktuellen Tech Themen in den Dialog bei Team-Lunches, in Workshops der Praxisgruppen oder bei Away Days.“ In einem offenen, persönlichen Miteinander lasse sich oft besser vermitteln, wie neue Software funktioniert und welchen Mehrwert sie konkret bietet. Innovation, so sein Ansatz, braucht nicht nur Technik, sondern Kommunikation.

Fortlaufende Prozesse, die zum Erfolg führen

Am Ende geht es darum, dass technische Lösungen und KI letztendlich von allen Kolleg:innen in der Kanzlei als selbstverständlicher Teil der (Mandats)arbeit gesehen werden. Manches wird beim zweiten mal direkt selbst gemacht, für manches sind die Legal Tech Operations Kolleg:innen hilfreiche und effiziente Sparringspartner.

Das Team von Legal Tech Operations arbeitet standortübergreifend – und unabhängig von den individuellen Orten der Teammitglieder in Deutschland ebenso wie in England. Die Anwendungen und Tools, die es den Praxisgruppen zur Verfügung stellt, sind keine statischen Produkte, sondern selbst Teil eines fortlaufenden Entwicklungsprozesses.

Gerade deshalb ist der kontinuierliche Austausch zwischen den Anwält:innen als Anwender:innen und dem Legal Tech Operations Team entscheidend. „Dieser Dialog schafft Akzeptanz. Und durch die wechselseitigen Feedback-Loops entstehen am Ende effektive Lösungen“, sagt Hahn.

Der Schlüssel zum Erfolg liegt damit weniger in der einzelnen Anwendung als in der Zusammenarbeit: Teamarbeit über Praxisgruppen und Standorte hinweg, getragen von dem gemeinsamen Anspruch, juristische Exzellenz und technologische Innovation miteinander zu verbinden.