Legal Tech im Praxistest: Wie maßgeschneiderte Legal Tech Tools Massenverfahren neu definieren

Legal Tech ist vom Schlagwort zur Selbstverständlichkeit geworden. Doch welchen konkreten Mehrwert liefern maßgeschneiderte Tools im juristischen Alltag? Die Mass Claims Unit (MCU) von Freshfields zeigt eindrucksvoll, wie Technologie in komplexen Massenverfahren nicht ein Versprechen bleibt, sondern Effizienz und Qualität tatsächlich messbar steigert – und damit neue Maßstäbe setzt.

„Die Möglichkeit, als Litigator in der Mass Claims Unit von Freshfields in den Anwaltsberuf zu starten, war einfach zu verlockend“, sagt Lucas Biegalla. Seit zwei Jahren gehört der Anwalt zum Team der MCU. Mit dem Aufkommen von Künstlicher Intelligenz in der Kanzlei wurde er zum Prompting-Experten. „Am Anfang wusste ich gar nicht so viel darüber. Aber je tiefer ich eingestiegen bin, desto spannender wurde es.“

Was heißt das konkret? Beim Prompting müsse man der KI präzise sagen, was sie tun soll - juristisch exakt, beinahe spitzfindig. „Und das können Juristen bekanntlich gut“, sagt Biegalla.

In der Mass Claims Unit geht es um Masse - und um Tempo. Täglich treffen Urteile ein, die entlang klar definierter Kriterien ausgewertet werden müssen. Weil Entscheidungen meist standardisiert aufgebaut sind, stellte sich die Frage: Wie lässt sich diese Datenverarbeitung effizienter organisieren?

Biegallas Aufgabe war es, juristische Anforderungen - Aktenzeichen, Verkündungsdatum, aber auch inhaltliche Parameter - in eine KI-kompatible Sprache zu übersetzen. Die interne IT entwickelte dafür eine geschützte Testumgebung. „Ich kann sensible Daten ja nicht einfach in öffentliche Tools eingeben.“

Heute laufen seine Prompts bei jedem neuen Urteil mit und extrahieren die relevanten Informationen. Die finale Prüfung bleibt - aus Haftungsgründen - selbstverständlich bei den Anwält:innen.

Künstliche Intelligenz ist für Lucas Biegalla mehr als ein Hype: Sie verändert alle Lebensbereiche. „Man muss sich heute immer fragen: Was kann die KI effizienter? Wo kann sie uns uns Arbeit abnehmen?“

An Untergangsszenarien glaubt er nicht. „Unsere anwaltliche Arbeit wird nicht überflüssig. Es wird immer Ermessensentscheidungen geben, die eine KI nicht treffen kann - und auch nicht treffen darf.“ Gerade im juristischen Kernbereich bleibe Verantwortung unteilbar.

Ihr Potenzial sieht er vor allem bei repetitiven Aufgaben. Eine KI könne 100 Urteile in kürzester Zeit auslesen - die inhaltliche Kontrolle bleibe jedoch Sache des Anwalts oder der Anwältin. Auch im Gerichtssaal sieht Biegalla auf absehbare Zeit keinen digitalen Ersatz. „Aber wenn mich KI bei Vorbereitungsaufgaben unterstützt, kann ich mich deutlich fokussierter auf die Verhandlung vorbereiten.“

Entscheidend sei, die Grenzen zu kennen. KI werde von Menschen gesteuert - und von ihnen verantwortet. Ohne juristische Expertise fehle die nötige Sorgfalt. „Wir dürfen nicht blind werden für die Risiken.“

Eine weitere Herausforderung liegt für Biegalla in der Umsetzung. Prozesse und Strukturen mögen auf dem Papier schlüssig erscheinen – sie tatsächlich in den Arbeitsalltag zu integrieren, ist eine andere, eigene Aufgabe. „Es ist nicht so, dass ich einfach einen Prompt entwerfe, wir die KI damit füttern, ihn auf Urteile anwenden und alles ist erledigt“, sagt er. Qualitätsstandards müssen definiert und eingehalten, mehrere Testläufe erfolgreich durchlaufen, das Team im sicheren Umgang mit der Technik geschult werden. „Dieser Prozess spielt sich nicht von heute auf morgen ab.“ Wochen, manchmal Monate vergehen, bis ein System wirklich belastbar läuft.

Was ihn dabei antreibt, ist der spürbare Mehrwert für das Team. „Ich weiß, dass ich meinen Kolleg:innen eine echte Arbeitserleichterung verschaffe.“ Gleichzeitig sei jedes Projekt auch juristisch anspruchsvoll. Jeder mögliche Output, jede Eventualität müsse rechtlich bewertet und strukturiert durchdacht werden, damit der Prompt am Ende ein datenschutzkonformes, verlässliches Ergebnis liefert – und tatsächlich entlastet.

Die MCU arbeitet dabei nicht nur mit elektronischen Verfahrensakten zur Steuerung einzelner Verfahren. Über eine zentrale Case-Management-Plattform werden Datenpflege, -ablage, Fristenmanagement und Fristenkontrolle organisiert; bei standardisierten Abläufen erfolgt darüber teils auch die Erstellung von Schriftsätzen.

Zugleich ist die Arbeit stark vernetzt. Die MCU kooperiert standortübergreifend mit Anwält:innen in allen Freshfields-Büros und steht im kontinuierlichen Austausch mit anderen Praxisgruppen. „Wir sind nicht isoliert“, sagt Biegalla. Gerade dieses Zusammenspiel aus Technologie, juristischer Präzision und Teamarbeit mit vielen bekannten Gesichtern von allen Standorten und Büros mache für ihn den besonderen Reiz aus.

Roza Capli ist eines dieser bekannten Gesichter. In Hannover teilt sie sich das Büro mit Lucas Biegalla. „Freshfields hat das Phänomen der Masseklageverfahren früh erkannt und mit unserer Einheit gezielt Spezialist:innen aufgebaut“, sagt sie.

Ihr Einstieg erfolgte direkt in die MCU - auf Empfehlung eines ehemaligen Kommilitonen. Seit inzwischen drei Jahren ist sie Teil des Teams und hat bundesweit mehr als 500 Gerichtstermine wahrgenommen. „In kaum einem anderen Bereich wäre das möglich“, ist Capli überzeugt. Ihre Lernkurve? „Extrem steil.“

Den Einstieg erleichterte ihr die offene Kanzleikultur. Neue Litigator erhalten einen Buddy, begleiten ihn zu Terminen und können jederzeit Fragen stellen. „Das gibt Sicherheit - fachlich und persönlich.“

Besonders schätzt Capli die Arbeit mit der Case-Management-Plattform. Sämtliche Akten sind digital hinterlegt, stets auf dem aktuellen Stand. Fällt jemand aus, genügt ein Blick in die elektronische Akte, um nahtlos zu übernehmen. Auch die beA-Schnittstelle ist integriert; Ein- und Ausgänge werden automatisch dokumentiert und abgelegt.

Legal Tech versteht Capli dabei als Unterstützung, Sie sieht die Tools als ergänzende Hilfsmittel. Die Verantwortung bleibe immer beim Anwalt oder der Anwältin. „Aber wir gewinnen Zeit“, sagt sie. Zeit für komplexe Sachverhalte, taktische Überlegungen oder die Vorbereitung eines Pitches - und für genau die juristischen Fragen, auf die es am Ende wirklich ankommt.

Besonders beeindruckt zeigt sich Roza Capli von ihrer Teamlead. „Sie ist nicht nur eine brillante Juristin, sondern bringt auch ein ausgeprägtes technisches Verständnis mit. Es ist bemerkenswert, auf welche Ideen zur Prozessoptimierung sie kommt.“

„Sie“, das ist Alisa Kuckeland. 2022 war sie eines der Gründungsmitglieder der Mass Claims Unit (MCU) bei Freshfields. Heute ist sie Principal Associate und Co-Lead der Einheit, die inzwischen an drei Standorten – Hannover, Münster und Nürnberg – mit 30 Anwält:innen vertreten ist.

Wenn sie auf die Anfangszeit zurückblickt, spricht sie gern von einem „Start-up in den Reihen von Freshfields“. Der Aufbau der Einheit sei von Dynamik, Gestaltungsspielraum und unternehmerischem Denken geprägt gewesen. Gerade in dieser Phase habe sie viel über Strukturen, Prozesse und wirtschaftliche Zusammenhänge gelernt - über Themen also, mit denen man im klassischen Anwaltsalltag sonst kaum in Berührung komme. „Es war eine absolut bereichernde Erfahrung, die ich nicht missen möchte“, sagt die Rechtsanwältin.

Kuckeland leitet heute den Standort Hannover und ist treibende Kraft hinter den Legal-Tech-Projekten der MCU. Eine zentrale Prämisse bei Freshfields sei es, junge Anwält:innen frühzeitig an Mitverantwortung in der Mandatsarbeit heranzuführen. Gleichzeitig versteht sie Führung auch als Fürsorge. „Ich sehe es als meine Aufgabe, am Beckenrand zu stehen“, sagt sie, „und zu wissen, wann der Schwimmring geworfen werden muss.“

Dass Alisa Kuckeland eine Macherin ist, zeigte sich bereits in ihren ersten Jahren bei Freshfields. „Als ich hier eingestiegen bin, waren wir zwar schon digital aufgestellt, aber es gab beispielsweise keine Automatisierung“, erinnert sie sich. Effizienz ist für sie mehr als ein organisatorisches Detail - sie ist Voraussetzung für gute juristische Arbeit. Entscheidend sei, dass für das „Drumherum“ klare Prozesse existieren, damit der Fokus auf dem Wesentlichen liegen könne: „Zeit ist ein begrenztes Gut. Mir ist wichtig, dass ich sie für die Erstellung eines Schriftsatzes nutze und dass die notwendigen Abläufe im Hintergrund möglichst automatisiert funktionieren.“

Besonderes Augenmerk legte Kuckeland deshalb auf Regelaufgaben: unverzichtbar, um den Überblick über Verfahren zu behalten, zugleich aber zeitintensiv. „Ich denke in Systemen, die effizient ineinandergreifen, arbeite Prozesse aus, deren Ergebnisse dann automatisch zusammengefügt werden“, sagt die Principal Associate.

Sie habe sich dann mit externen Entwicklern zusammengetan, um Automatisierungslösungen zu entwickeln. „Das war lange bevor der ganze KI-Hype kam“, betont sie. Ihre Lösung habe dann aus eingehenden Dokumenten Daten automatisch extrahiert und so interne Prozesse erleichtert. Gleichwohl bleibe der Faktor Mensch unverzichtbar. „Die Validierung der Daten erfolgt immer durch uns.“ Technologie als Werkzeug - Verantwortung und Kontrolle bleiben beim juristischen Team.

Man spürt ihr die Freude am Lösen komplexer Fragestellungen an - im Juristischen wie im Technischen. Alisa Kuckeland ist eine Tüftlerin. Eine, die Prozesse so lange durchdenkt, bis sie effizient greifen, um sich anschließend ganz auf das Wesentliche konzentrieren zu können: die juristische Bewertung.

Gerade im Massenklagebereich wird der Einsatz Künstlicher Intelligenz häufig als Gamechanger beschrieben. Für die erfahrene Principal Associate ist er vor allem konsequent. „Wir arbeiten in einem hochspezialisierten Feld, in dem vieles gleichförmig erscheint. Aber wenn sich in einem Verfahren eine Information verändert, wirkt sich das unmittelbar auf den Sachverhalt - und damit auf die rechtliche Bewertung - aus“, erklärt sie.

Angesichts der enormen Datenmengen, die in MCU-Verfahren anfallen, sieht Kuckeland im KI-Einsatz daher nicht nur Effizienzgewinne, sondern auch eine gemeinsame Lernkurve: für die Technologie ebenso wie für die Menschen, die sie steuern.

Alisa Kuckeland merkt, dass sich auch der Austausch mit Mandanten beim Thema KI deutlich verändert hat. Das Interesse sei gewachsen, die Gespräche konkreter geworden. Als Beispiel nennt sie „Travis“, einen internen Reisebuchungs-Bot, der die Reisen der Litigator organisiert. Erkennt das System eine neue gerichtliche Ladung per E-Mail, bucht es automatisch die passende Zugverbindung, versendet einen Outlook-Kalendereintrag mit allen relevanten Informationen - vom Sitzungssaal bis zur Frage, ob der Termin vor Ort oder remote stattfindet - und passt bestehende Termine entsprechend an. „Solche Tools erweitern den Horizont“, sagt Kuckland. Nicht nur juristisch. Sie zeigten Mandanten auch, wie man sich strukturell effizient und zukunftsfähig aufstellen könne.

Inzwischen ist zudem Künstliche Intelligenz direkt in die Case-Management-Plattform der MCU integriert. Möglich sei das, weil die KI in einem geschlossenen, kanzleiinternen System arbeite. So könne man Risiken - etwa fehlerhafte oder frei erfundene Inhalte - minimieren. Darüber hinaus seien die Zugriffsrechte strikt begrenzt: Die KI erhalte ausschließlich Zugriff auf die jeweils benötigte Akte. Gerade im Gerichtssaal sei das ein Vorteil, etwa wenn kurzfristig eine Information überprüft oder eine spezifische Frage beantwortet werden müsse. „Wir können mit der Akte chatten“, sagt Kuckeland begeistert - und meint damit einen weiteren Schritt hin zu einer neuen, digital unterstützten Form juristischer Arbeit.

Während andere Kanzleien teilweise auf am Markt verfügbare Legal-Tech-Lösungen zurückgreifen, setzt die MCU überwiegend auf eigene Entwicklungen. „Unsere Abläufe sind sehr speziell. Wir arbeiten seit Jahren in diesem Bereich und haben entsprechend hohe, sehr konkrete Anforderungen“, erklärt Kuckland. Sämtliche Tools sind in eine zentrale Case-Management-Plattform integriert. Daten werden von Beginn an automatisiert erfasst, strukturiert weiterverarbeitet und bilden die Grundlage für die automatisierte Erstellung standardisierter Schriftsätze. So entsteht ein durchgängiger, effizienter Workflow.

Gerade bei der Übernahme langlaufender Verfahren sieht Kuckeland einen echten Mehrwert. Massenklagen erstrecken sich nicht selten über Jahre. „Um in ein Verfahren hineinzufinden, kann ich heute direkt Fragen an die Akte stellen und ich bekomme passende Antworten - inklusive Verlinkung zum jeweiligen Dokument, um alles unmittelbar überprüfen zu können.“ Diese Form der interaktiven Aktenarbeit sei mehr als ein technisches Feature. „Es macht tatsächlich Spaß“, sagt sie.

Für Kuckeland ist der Umgang mit Legal Tech kein optionales Zusatzwissen, sondern eine Notwendigkeit. „Man muss nicht unbedingt First Mover sein - aber zumindest ein sehr schneller Follower, um Schritt zu halten.“ Wobei sie selbst eher einem anderen Leitsatz folgt: Machen ist wie Wolen, nur krasser. Und so wird sie wohl auch künftig nicht nur Entwicklungen aufgreifen, sondern Impulse setzen - Prozesse weiterdenken und neue Tools mit auf den Weg bringen.