Zeit für echte juristische Arbeit

Digitalisierungsstrategien und künstliche Intelligenz prägen die juristische Welt immer stärker. Wie zukunftsweisend das Thema ist, zeigt sich auch daran, dass Hengeler Mueller eine eigene Abteilung hierfür geschaffen hat: das Legal Tech Center.

Pierre Zickert ist so etwas wie ein Pionier. Der promovierte Jurist befasst sich bei Hengeler Mueller seit 2017 mit Digitalisierungsstrategien und der Anwendung digitaler Tools zur Erleichterung des juristischen Alltags. „Unser Ziel ist es, technische Neuerungen, die sich aus Digitalisierung, Cloud- und nun KI-Transformation ergeben, unmittelbar für die Mandatsarbeit nutzbar zu machen – und zwar so, dass dies auch gelebte Praxis ist“, erklärt der Counsel und Manager des Legal Tech Center.

Das Legal Tech Center versteht sich als Innovations-Motor und zentrale Schnittstelle für die digitale Transformation. Es entstand aus der ambitionierten Idee, digitale Rechtsanwendungen und das nötige Know-how zentral und ganzheitlich zu bündeln und ist heute fest in die Kanzleistrukturen integriert.

Neueste Entwicklungen im Legal Tech Markt werden beobachtet, getestet, Lösungen werden unter strengen Compliance-Standards ausgewählt und eingeführt. Die Kernkompetenz des Legal Tech Centers liegt in der maßgeschneiderten Strategieentwicklung und der direkten Unterstützung im Mandat. Dies gelingt, weil die Abteilung die Herausforderungen der Anwältinnen und Anwälte genau versteht.

Das Center entwickelte sich so zur festen Heimat der Innovation, wo kontinuierlich an der technischen Optimierung aller Prozesse gearbeitet wird. Zickert fasst zusammen: „Die Nutzerinnen und Nutzer setzen die neuen Tools am schnellsten ein, wenn jemand sie an die Hand nimmt und zeigt, wie es funktioniert.“

Zeit ist ein kritischer Faktor in der Mandatsarbeit. „Unsere Mandate, sei es im Transaktionsbereich, großen Zivilverfahren oder Investigations sind meist von großen Volumina in Form von mehreren tausend Dokumenten geprägt. Zudem sind viele Projektbeteiligte intern wie extern zu berücksichtigen und verschiedene Regulierungsrahmen zu bedenken. Zeit ist dann immer rar.“ Für Menschen sind diese großen Volumina kaum mehr zu verarbeiten – zumindest nicht in so kurzer Zeit. Hinzukomme, dass bei solchen Mandaten auch mit sehr großen Teams gearbeitet werde, die auch koordiniert werden müssen, um die Informationseffizienz zu erhalten. Mit gelben Notizzetteln komme man da einfach nicht mehr weiter: „Da braucht es eine Plattform, die sich beispielsweise um die Dokumentenauswertung kümmert, sowie eine zentrale Informationsplattform für alle Projektbeteiligten, um den Status einzelner Aufgaben, Dokumente und sonstiger Informationen stets aktuell einzusehen. Eine unübersichtliche Flut an E-Mails erschwert nur, den aktuellen Status zu erkennen.“, weiß Pierre Zickert.

Tools können da helfen, müssen aber auch beherrscht werden. Hengeler Mueller bietet hierfür eine Lösung: Neben einer umfangreichen Legal Tech-Ausbildung, entsendet das Legal Tech Center eines seiner Team-Mitglieder in die jeweiligen Mandate. „Wir betreuen die Arbeit der Kolleginnen und Kollegen mit den Tools, übernehmen teilweise auch selbst Aufgaben und sehen uns hier als Schnittstelle, die zur Effizienzsteigerung beiträgt und maßgeblich die Erfolgsquote für den Mandanten erhöht“, fügt Zickert hinzu.

Größten Impact auf juristische Arbeit

Legal Tech hat die Kraft, die Rechtsbranche tiefgreifend zu verändern. Und weil die Fortschritte ungebrochen sind, hält auch die Begeisterung für dieses Thema an. Der Manager von Hengeler Mueller erklärt dazu: „Zu Beginn war Legal Tech eher zur Verwaltung und schematischen Auswertung von Dokumenten genutzt worden, was selbst auch schon ein großer Sprung war.“ Bestes Beispiel sei für ihn, dass seinem Team die Aufgabe gestellt wurde, 6000 Verträge auf bestimmte Vertragsbestimmungen zu überprüfen. „Früher hätte man diese Masse an Verträgen nicht sinnvoll durchsehen können“, erzählt der erfahrene Rechtsanwalt. Generative KI biete nun seiner Meinung nach die Möglichkeit, Arbeitsprodukte auch in einer ganz neuen Form darzustellen: „So bekommen wir die Möglichkeit, nicht nur Vertragsdaten auszulesen, sondern auch die Ergebnisse in einer Vielzahl von gewünschten Formen darzustellen und verständlich zusammenzufassen.“

„Ein weiterer Vorteil der Automatisierung ist, dass sich die fachlich hervorragend ausgebildeten Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte bei Hengeler Mueller nicht mehr mit Routineaufgaben herumschlagen müssen, sondern solche einfachen, aber zeitintensiven Routine-Aufgaben von einer KI erledigen lassen können.", betont Zickert.

Gerade auch bei Bewerberinnen und Bewerbern sei das ein Punkt: „Hengeler Mueller bietet den Talenten ein hochmodernes Arbeitsumfeld, das nicht nur technisch mit den neuesten Innovationen auf Augenhöhe ist – wir lassen sie damit nicht alleine, sondern nehmen sie an die Hand und führen sie erfolgreich an das Arbeitsleben mit Legal Tech heran“.

Möglichkeiten zur Effizienz-Steigerung

„Unser Ziel ist, in jedem Kollegen und jeder Kollegin das intrinsische Bedürfnis zu wecken, Legal Tech einsetzen zu wollen“, erklärt Pierre Zickert und lacht. Mit unterschiedlichen Formaten wird dafür regelmäßig Interesse entfacht; ein Beispiel ist der monatliche Legal Tech Call, in dem das Team über aktuelle Use Cases aus Mandaten spricht, Markttrends vorstellt und die aktuellen Projekte von Hengeler Mueller beleuchtet. Daneben findet monatlich ein dreistufiges Legal Tech-Ausbildungsprogramm für Neueinsteigerinnen und Neueinsteiger statt. Zudem bietet das Team regelmäßige Roadshows an und ist damit in allen Offices von Hengeler Mueller anzutreffen. „Wir bleiben dabei im Schnitt mehr als zwei Tage am jeweiligen Standort und unser Ziel ist es, ins Gespräch zu kommen – ganz niedrigschwellig – um die Möglichkeiten der digitalen Welt aufzuzeigen."

Weiter bietet das Legal Tech Center auch Workshops zu bestimmten Themen wie beispielsweise „richtiges Prompten“ an. „Hier zeigen wir, dass nur, wenn der Prompt richtig gesetzt ist, auch eine Antwort rauskommen wird, mit der man tatsächlich gut arbeiten kann“, erklärt Janosch Zimmer, Associate im Legal Tech Center. Es muss Verständnis dafür geschaffen werden, dass KI zwar vieles im Alltag erleichtern kann – aber eben nur, wenn sie auch richtig bedient wird.

Janosch Zimmer weiß genau, welches Tool für welche Anforderung am besten geeignet ist. „Wir verfügen über eine gewisse Palette an Legal Tech Tools, und nicht jede Lösung ist für jede Aufgabe oder jedes Anwendungsgebiet nutzbar“, fügt er hinzu. Hierin besteht auch eine der Aufgaben des Legal Tech Centers: Beratend den Anwältinnen und Anwälten bei Hengeler Mueller zur Seite zu stehen und sie bei Auswahl und Einsatzmöglichkeiten des Tools zu unterstützen.

Zimmer und das Team des Legal Tech Centers scannen regelmäßig den Markt nach neuen Lösungen, sprechen mit Anbietern und begleiten teilweise auch die Prozesse bis zur Marktreife. Maßgebend für die Einführung neuer Lösungen sind dabei die Anforderungen, die das Legal Tech Center seitens der Kolleginnen und Kollegen von den Mandaten gespiegelt bekommt. „Wenn Anforderungen an uns herangetragen werden, die durch die aktuell eingesetzten Lösungen nicht abgedeckt sind, schauen wir, ob der Markt etwas zu bieten hat."

KI-Eigenentwicklungen bei Hengeler Mueller und „HM Argus“

Da der Markt nicht für alle Spezialanforderungen von Hengeler Mueller die passende Lösung bietet, sind eigene Entwicklungen notwendig. Zimmer erläutert: „Der konkrete Use Case entscheidet, ob wir eine bestehende Lösung am Markt beziehen oder selbst entwickeln.“

Ein herausragendes Beispiel hierfür ist HM Argus, eine eigens entwickelte, auf generativer KI basierende Plattform. Entstanden im Zusammenspiel der Investigations-Praxisgruppe, dem KI-Team der IT und dem Legal Tech Center, ermöglicht HM Argus in zeitkritischen internen Untersuchungen eine völlig neue Form der Datenanalyse und durchsucht sehr große Datenmengen um ein Vielfaches schneller nach kritischen Inhalten.

Der Weg dorthin war anspruchsvoll: Die fachlichen Anforderungen wurden in gemeinsamen Hackathons mit den Anwältinnen und Anwälten erarbeitet und durch das IT Team umgesetzt. „Nur ein hochmotiviertes Team kann so etwas schaffen! Das Ergebnis ist ein echter Game Changer – es beschleunigt interne Untersuchungen enorm und ist wahnsinnig faszinierend“, ergänzt Valerie Basse.

Wie vielseitig der Legal Tech Bereich sein kann, weiß die Rechtsanwältin, die aus dem Bereich Investigation kommt und sich proaktiv für das Legal Tech Center entschieden hat, sehr gut. „Dadurch, dass wir praxisgruppenübergreifend arbeiten, bekommen wir aus allen Bereichen etwas mit und können so auch auf die unterschiedlichen Bedarfe besser reagieren“, erzählt Basse.

Sie ist im Team für Operations zuständig und behält somit den Überblick über alle Mandate, bei denen Legal Tech im Einsatz ist. „Grundsätzlich werde ich dazugerufen, wenn Pain Points aufkommen, die durch Legal Tools gelöst werden sollen und starte dann mit dem Design Thinking, um schnell eine für die Kolleginnen und Kollegen passende Lösung zu entwickeln“, beschreibt sie ihre Arbeit. Herausfordernd und gleichzeitig auch faszinierend ist für sie, dass sie sich dabei immer in kürzester Zeit in ein Team, eine Praxisgruppe einfinden darf. „Dieses Switchen zwischen den Praxisgruppen, Anpassen von Tools, lösungsorientierte Arbeiten und gleichzeitig niedrigschwellig für die eigene Umsetzungsidee zu werben, bringt große Abwechslung in meinen Arbeitsalltag“, fügt die Associate hinzu.

Gerade die Niedrigschwelligkeit des Angebots sei wichtig, um Legal Tech Unterstützung in Mandate einfließen zu lassen. „Die beste Werbung für uns ist, wenn wir erfolgreich ein Tool implementieren konnten und die Kollegen und Kolleginnen aus dem Mandat anderen Hengelers davon berichten.“ Plakatives Werben ist kontraproduktiv und unglaubwürdig. Ergebnisse zählen. Ein weiterer Vorteil des „Word of Mouth“-Marketings: Wenn Basse an anderen Standorten bei Roadshows ist, wird sie auch gerne von Kolleginnen und Kollegen aus ihrem Jahrgang auf ihren Job im Legal Tech Center angesprochen. „Wir haben bei Hengeler Mueller die HM Akademie St. Gallen, bei der sich jeder Jahrgang zweimal jährlich standortübergreifend zum Austausch trifft und hier kommen immer wieder Kolleginnen und Kollegen auf mich zu und fragen dann nach unseren Einsatzmöglichkeiten“, erklärt Valerie Basse.

HM Akademie und ihre Vorteile

AI und Legal Tech sind längst auch wichtiger Bestandteil der Ausbildung im Rahmen der HM Akademie St. Gallen. Hengeler Mueller bietet seinen Mitarbeitenden hier nicht nur eine erstklassige Weiterbildung in Betriebswirtschaftslehre und Jura, sondern eine weitere Möglichkeit des Vernetzens und des Austauschs innerhalb einer Peer Group. Gleichzeitig werden in der Akademie Soft Skills im rechtlichen Bereich gelehrt, Persönlichkeitstrainings gegeben sowie Überblicke zu den einzelnen Rechtsgebieten vermittelt, damit die Associates ein Grundwissen an rechtlichen Themen auch jenseits ihres Fachgebiets haben.

Die Digitalisierung im Rechtswesen voranzutreiben, hält Basse für unabdinglich. Neben KI-getriebenen Tools, sind bei Hengeler Mueller auch andere Software-Lösungen im Einsatz. „Wir arbeiten mit Document Automation, sprich automatisierten Musterdokumenten, haben einen Fact Master zur Sachverhaltserfassung und für Chronologien im Einsatz und eine Projektmanagementplattform für jegliche Mandatsformen.“ Daneben kann die Großkanzlei auch Datenräume mit individualisierten Berechtigungsstufen zur Verfügung stellen, was dann laut Basse gerne genutzt wird, wenn es um Mitarbeiterbeteiligungsprogramme geht.

Eine weitere Schnittstellen-Funktion erfüllt Syeda Moghisa Taqi-Arsiray. Sie arbeitet als Associale im Legal Tech Center und schlägt von dort die Brücke zum Litigation Team. „Ich berate im Schwerpunkt die Kolleginnen und Kollegen in Litigation in allen Projektphasen bei der Entwicklung und Umsetzung der Digitalisierung ihrer juristischen Abläufe“, erzählt sie. Wichtig ist ihr dabei, dass sie nicht nur mitgestalten darf, sondern auch den Deep Dive in die Technik machen kann. “Ich konnte bereits vor meiner Arbeit im HM Legal Tech Center Erfahrungen im Legal Tech einer anderen Großkanzlei sammeln. Schon damals hat mich fasziniert, welche Möglichkeiten mir durch Legal Tech in meiner anwaltlichen Arbeit eröffnet werden.” Dadurch, dass sie aus eigener anwaltlicher Erfahrung weiß, was das Litigation-Team im Daily Business benötigt, kann sie beim Auswahlprozess neuer Tools wichtige Hinweise geben.

Sich selbst bezeichnet die Rechtsanwältin gerne als „Impulsgeberin“. „Das Legal Tech Center bildet die Brücke zwischen Tool und Nutzerinnen und Nutzern.“ Wichtig sei, die Scheu vor dem Einsatz digitaler Hilfsmittel abzubauen: „Niemand muss jedes Tool, das wir bei Hengeler Mueller im Einsatz haben, kennen. Dafür sind ja wir da und geben Orientierung.“

Die Integration neuer Möglichkeiten in den juristischen Alltag erfordere ihrer Ansicht nach aber auch Mut, Muße und Geduld: „Die Kolleginnen und Kollegen müssen aus ihren Gewohnheiten raus und etwas Neues probieren; das erfordert Zeit und gerade bei uns Juristinnen und Juristen ist Zeit das wichtigste und rarste Gut, weshalb wir den Einsatz von digitalen Lösungen so einfach und niedrigschwellig wie möglich gestalten.“

Syeda Moghisa Taqi-Arsiray weiß aus Erfahrung, dass der Einsatz von Legal Tech nur durch positive persönliche Erfolgserlebnisse seinen Weg in den Berufsalltag finden wird. „Wenn ich Erfolg habe, bin ich eher gewillt, etwas nochmal zu probieren, wie wenn ich frustriert bin“, betont sie. Gerade dadurch kommt die Begeisterung für die Nutzung auf. „Den Fortschritt müssen wir zulassen, ihm Raum zur Entfaltung geben und ihn gemeinsam erleben, denn so können wir von der Digitalisierung im Rechtswesen einfach nur profitieren“, fügt sie abschließend hinzu.