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Mandanten-Knigge Jura - Teil 3

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Mandanten-Knigge Jura - Teil 3

Leitfaden, wie die Akquise funktioniert...

 

Von den Umgangsformen mit potentiellen Mandanten, über die erste Kontaktaufnahme bis hin zur erfolgreichen Mandantenakquise...

 

Was bedeutet Mandantenakquise überhaupt?

Die Mandantenakquise wird allgemein definiert als Gesamtheit aller Maßnahmen, die ihrerseits dazu führen (sollen), neue Mandanten zu gewinnen, ehemalige Mandanten zurückzugewinnen und bereits bestehende Mandate auszuweiten. Die Akquise beginnt folglich bereits mit der Sondierung potentieller Mandanten und geht über die Bewerbung dieser Zielgruppe bis hin zur Abschließenden Mandatierung.

 

Welchen Stellenwert hat die Akquise für Kanzleien?

Die Akquise von Mandanten wird von Kanzleien gerne stiefmütterlich behandelt, ist aber in der Praxis einer der wichtigsten Faktoren für den langfristigen Erfolg von Kanzleien. Deswegen wird die Mandantenakquise auch zu den A-Aufgaben gerechnet, die in einer Kanzlei zu bewältigen sind. Diese A-Aufgaben stellen die elementarsten organisatorischen Aufgaben in jeder Kanzlei dar und setzen sich aus der
 

  • Akquise von Mandanten,
  • der Führung von Mitarbeitern und
  • der Bearbeitung von Fristsachen zusammen.
     

Selbst bei größtmöglicher Arbeitsbelastung und im absoluten Chaos müssen diese drei Aufgaben stets bearbeitet werden, um den Fortbestand der Kanzlei zu sichern. Gemäß dem in der Kanzleiführung anerkannten PARETO-Prinzip sollten den A-Aufgaben stets rund 20 % der täglichen Nettoarbeitszeit in einer Kanzlei gewidmet werden.

Abhängig von der  Kanzleigröße bedeutet das, dass den einzelnen Anwälten die Zeiteinteilung dahingehend nahegelegt werden muss, dass eine eigene Mandantenakquise erfolgen kann oder dass eine Kanzlei ab einer bestimmten Größe extra hierfür Arbeitsplätze schaffen muss.

Die A-Aufgaben dürfen dabei jedoch nie zu weit „nach unten“ delegiert werden. Insbesondere die Mandantenakquise ist daher grundsätzlich Chefsache, im Zweifel also die Pflicht von (Senior)-Partnern oder zumindest langjährigen Mitarbeitern!

 

Alles beginnt mit der Visitenkarte

Insbesondere in der Geschäftswelt aber auch im Kontakt mit Privatpersonen, ist der erste Eindruck entscheidend. Im Rahmen der Mandantenakquise sollte dieser erste Eindruck bereits früh im Gespräch und in Form der Visitenkarte überreicht werden. Die Visitenkarte vermittelt, unter der Voraussetzung dass es sich um eine gute Visitenkarte handelt, Professionalität, Seriosität und die Ernstlichkeit der Kontaktaufnahme. Darüber hinaus fungiert sie später als Erinnerungsstütze. Der Visitenkarte kommt bei der Akquise somit eine entscheidende Rolle zu.

 

Was macht eine Visitenkarte zu einer guten Visitenkarte?

Eine gute Visitenkarte zeichnet sich dadurch aus, dass sie sowohl aussagekräftig ist, als auch dass sie die Informationen die sie enthält auf den Punkt bringt und somit eine gewisse Klarheit mit sich bringt. Unverzichtbar sind daher der Name samt eventueller Titel, das Unternehmen in dem der Ausgewiesene tätig ist, die Stellung im Unternehmen und die Kontaktdaten.

Ein Foto ist zwar nicht dringend notwendig, sorgt jedoch für einen erhöhten Wiedererkennungswert und stellt zudem eine emotionalere Verbindung her, als lediglich ein Stück Papier mit Schrift.

 

Wie übergibt man die Visitenkarte richtig?

Die Übergabe der Visitenkarte ist ein klassischer Fall von

„es gibt wenig richtig zu machen aber vieles kann falsch gemacht werden“.

Der richtige Zeitpunkt für den Austausch von Visitenkarten liegt möglichst früh in einem Gespräch bzw. bei einer Kontaktaufnahme. Dabei sollte jedoch nie mit der Visitenkarte im Anschlag auf Leute zugegangen werden und diese schon beim Hallo sagen ausgehändigt werden. So käme sich jeder Angesprochene wie ein reines Zielobjekt vor.

Der richtige Moment ist daher erst nach einer Begrüßung und dem Austausch einiger Floskeln bzw. nach ein wenig Smalltalk gegeben. Dann sollte dies allerdings auch geschehen und zwar aus mehreren Gründen:

  1. Der frühe Austausch spiegelt ein tatsächliches Interesse an dem Gesprächspartner wieder und stellt somit eine gute Basis für das anstehende Gespräch her.
     
  2. Zweifel oder Missverständnisse über den Namen, die Stellung im Unternehmen und ähnliches werden bereits im frühen Stadium des Gesprächs aus dem Weg geräumt und sind wir alle einmal ehrlich: "Wer hat noch nie aus Versehen den Namen seines Gegenübers vergessen, obwohl dieser ihn erst wenige Sekunden zuvor gesagt hat?" ;)
     
  3. Schließlich wird so eine Art „Übergabestress“ am Ende des Gesprächs vermieden, bei dem oft Verabschiedung, Austausch der Visitenkarten und Förmlichkeiten zu vermischen drohen.

Die Übergabe selbst erfolgt dabei mit der eigenen linken Hand, damit der Gegenüber die Karte mit seiner rechten Greifhand annehmen und sogleich lesen kann. Das umgehende zumindest genauere Wahrnehmen des Inhalts der Karte stellt dabei übrigens eine ebenfalls dringend notwendige Höflichkeit dar!

 

 

Extra-Tipp für den asiatischen Raum:

In einigen asiatischen Ländern, insbesondere in Japan, ist es üblich Visitenkarten mit beiden Händen zu übergeben und auch zu empfangen. Dies ist ein Ausdruck von Respekt dem Anderen gegenüber und sollte daher dringend beachtet werden. Erscheint es also wahrscheinlich auf asiatische Gesprächspartner zu treffen, lohnt sich ein Blick in internationale Business-Knigge Ratgeber und sollte einmal unerwartet ein Gegenüber diese Form der Übergabe wählen, sollte diese umgehend auch selbst so durchgeführt werden.

 

Mandantenakquise ist also wichtig aber: Wie geht das eigentlich?

Eine Schablone für die richtige Mandantenakquise gibt es leider nicht. Erlernt kann sie natürlich dennoch werden!

Die erste Erkenntnis, die ein Anwalt bzw. eine Kanzlei erlangen muss, ist, dass die Akquise von Mandanten nur zu rund 10 % aktiv erfolgen kann und wird. Der Großteil der Akquise wird passiv und indirekt stattfinden. Zur Akquise gehört nämlich vor allem die Mund-zu-Mund-Werbung der eigenen Mandanten.

Hier spielen also die Kernkompetenzen eines jeden Anwalts mit in die Akquise hinein. Fachkompetenz, Verlässlichkeit und Kommunikationsfähigkeit sollen hier exemplarisch für die Grundtugenden eines guten Anwalts herhalten.

 

Doch im Folgenden wollen wir uns hier um die 10 % kümmern, die durch eine aktive Akquise von Mandanten gefüllt sind.

 

Dürfen Anwälte und Kanzleien werben?

Ja das dürfen sie. Entgegen der oft vernommenen Ansicht, es gäbe ein Verbot der anwaltlichen Werbung, ist es seit einer Gesetzesänderung im Jahr 2008 erlaubt, als Anwalt bzw. Kanzlei für sich zu werben.

Die erlaubten Formen der Werbung sind dabei mittlerweile soweit liberalisiert, dass lediglich marktschreierische Werbemaßnahmen nach wie vor verboten sind. Klassische Werbung durch Anzeigen, Werbeclips etc., die früher definitiv unter das Werbeverbot fielen, sind heute jedenfalls erlaubt.

 

Above-the-line vs. Below-the-line Werbung

Die Art und Weise, wie die Werbung an die Leute gebracht werden soll, lässt sich dabei prinzipiell in zwei Kategorien unterscheiden. Die sogenannten Above-the-line-Maßnahmen sind klassische Werbemaßnahmen wie Clips, Inserate, Radiospots, Poster etc. Hier wird das Gießkannenprinzip angewendet: Viel Werbung auf viele verschiedene Leute, in der Hoffnung dass ein kleiner Teil der Beworbenen „anbeißt“ und zum Mandanten wird.

Die zweite Kategorie stellt die sogenannte Below-the-line-Werbung dar. Diese findet subtiler statt und ist genauer auf eine bestimmte Zielgruppe ausgerichtet. Hierunter fallen zum Beispiel organisierte Vorträge und Fachpublikationen, gesponserte Artikel in Off- und Online-Medien, Social Media Auftritte oder eigene Veranstaltungen im Rahmen der Kanzlei.

Beide Formen der Werbung haben ihre Vor- und Nachteile und sollten im Bestfall zumindest in Abstimmung mit Marketingprofis besprochen werden.

 

Der Erstkontakt

Nach der Werbung ist vor der eigentlichen Akquise, denn nun kommt es zum Erstkontakt mit dem potentiellen Mandanten. Ausnahmsweise ist nun der Anwalt persönlich kurz aus der direkten Verantwortlichkeit entlassen, denn jetzt kommt es auf den Telefonservice an und den betreibt in der Regel ein Assistent bzw. eine Bürokraft (m/w).

Der Telefonservice hat die immens wichtige Funktion, den Mandanten zunächst freundlich zu empfangen, ihm das Gefühl zu geben die richtige Kanzlei gewählt zu haben und dem Mandanten die ersten Sorgen bereits im Vorfeld abzunehmen.

Neben kommunikativen Fähigkeiten und Einfühlungsvermögen kommt es jetzt vor allem auch auf die erforderliche Sachlichkeit an. Daher sollte beim ersten Telefonkontakt eine kleine Liste von Fragen immer abgearbeitet  und dem Mandanten somit bereits Sicherheit gegeben werden.

 

  1. Kostet eine Erstberatung etwas? Wenn ja wieviel?

  2. Besteht die Gefahr, dass Fristen verstreichen können? Bei Unklarheiten muss der Anwalt kurzfristig eine Vorabprüfung anbieten können!

  3. Ein zeitnaher Termin muss gefunden werden: Für den Anwalt ist es vielleicht ein Fall von vielen, für den Mandanten ist es von höchster Bedeutung!

  4. Braucht der Mandant ganz akute Hilfe?

 

Sind diese Fragen zunächst geklärt, hat der Mandant zunächst eine gewisse Sicherheit gewonnen und gleichzeitig wird er sich in der Regel an die Kanzlei gebunden fühlen. Für den Erstkontakt ist daher der Anwalt bzw. die Kanzlei dahingehend verantwortlich, dass gutes und vor allem professionell geschultes Personal den Mandanten bereits gut an die Kanzlei bindet und ihm erste Sorgen oder Ängste nimmt. Umso konkreter das Vorgespräch bereits wird, desto wahrscheinlicher wird eine erfolgreiche Akquise mit anschließender Mandatierung!

 

Mandantenakquise ist eine Kunst für sich und wird nicht von jedem gleich gut beherrscht. Wer jedoch die grundlegenden Regeln beherrscht, der ist bereits einen großen Schritt weiter als viele Konkurrenten! Fühlt sich ein Anwalt dennoch selbst nicht in der Lage eine professionelle Akquise zu betreiben, sollte er sich an Profis auf diesem Gebiet wenden.

Der Anwaltverein aber auch viele Privatunternehmen haben sich auf die Akquise von Mandanten spezialisiert und bieten verschiedene individuelle Lösungen an. Keinesfalls darf ein Anwalt oder eine Kanzlei jedoch auf die Akquise verzichten und sich darauf verlassen, dass sich alles von selbst regelt, denn die Konkurrenz schläft nicht!

 


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31. Juli 2017


Finn Holzky

Autor:

Finn Holzky

Schreibt neben seinem Jurastudium seit 2 Jahren für TalentRocket und hat gerade sein 1. Staatsexamen in Göttingen hinter sich gebracht.

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