Feedback geben – so wichtig ist es wirklich

Ein gutes Gehalt und der Mitarbeiter in der Kanzlei ist glücklich? So einfach stellen sich das manche Chefs  und Partner noch immer vor. Dabei braucht es für einen motivierten und produktiven Anwalt viel mehr – allem voran eine gute Kommunikation. Denn nur, wer Klarheit über Erwartungen und Leistungen hat, kann sich im Job gut entwickeln und ist mit sich und seiner Arbeit zufrieden. Wie gutes Feedback geht, wissen jedoch viele Chefs nicht. Zu oft steht Kritik im Mittelpunkt, wenn eigentlich ein Lob angesagt wäre und auch an der Art der Vermittlung könnten viele Vorgesetzte noch arbeiten. Wir erklären, was gutes Feedback ausmacht!

Feedback ja, aber wann?

Nach einer Woche einmal erwähnen, dass du etwas unangebracht oder auch sehr gut fandest, erzielt bei Weitem nicht dieselbe Wirkung, als zeitnah Feedback zu einer Leistung zu geben. Zum einen kann sich der Mitarbeiter oder Kollege vielleicht gar nicht mehr richtig an die Situation erinnern und es fällt ihm schwer, die Kritik richtig einzuordnen. Zum anderen vermittelst du damit das Gefühl, dass du dir in dem Moment, in dem es angebracht gewesen wäre, keine Zeit genommen hast. Möchtest du ein allgemeines Feedback geben, dann ist das natürlich in Ordnung – bezieht sich deine Kritik oder dein Lob auf eine bestimmte Situation oder ein bestimmtes Projekt, solltest du so schnell wie möglich einen Termin finden.

Womit wir bereits bei dem nächsten wichtigen Punkt wären – dem Termin. Denn ein Feedback „im Vorbeigehen“ ist weitaus weniger wirkungsvoll als ein gemeinsames Gespräch unter vier Augen. Steht eine wichtige Unterhaltung an, solltest du dir unbedingt genug Zeit dafür nehmen, damit der Mitarbeiter sich wohlfühlt und du nicht das Gefühl vermittelst, du möchtest das Gespräch abarbeiten.

Sorge also für eine angenehme Atmosphäre und stelle auch sicher, dass du selbst in der richtigen Verfassung bist, um neutral zu sprechen. Schlecht gelaunt oder gestresst zu sein ist keine Schande – nur ein Feedback-Gespräch kann dann schnell kontraproduktiv und unprofessionell verlaufen.

Wer an Feedback-Gespräche denkt, der hat dabei vielleicht große und ausführliche Gespräche im Kopf, die vielleicht zweimal im Jahr durchgeführt werden. Doch Rückmeldung – ob positiv oder negativ – sollten Mitarbeiter viel öfter bekommen! Besonders das ein oder andere Lob für eine gute Leistung darf nicht fehlen und kann bei der Motivation des Kollegen eine große Rolle spielen. Jeder freut sich, wenn eine gute Leistung wahrgenommen wird!

Eine gute Vorbereitung ist schon die halbe Miete

Willst du einem Mitarbeiter oder Kollegen Feedback geben, dann sollte das gut überlegt sein. Es hängt viel davon ab, wie du deine Kritik oder dein Lob formulierst, was du ansprichst und was nicht. Beschränke dich auch bei einem längeren Gespräch nur auf zwei bis drei Punkte, die der Mitarbeiter verbessern sollte. Denn nur ein „einfaches“ Feedback kann der Mitarbeiter in solch einer Situation aufnehmen und im Endeffekt gut umsetzen. Zu viele Ansatzpunkte überfordern den Kollegen vermutlich und es wird ihm schwerer fallen, die eigentlich Kritik herauszufiltern.

Mache dir im Vorfeld auch schon Gedanken über die Formulierungen, die du nutzen möchtest. Besonders, wenn du noch nicht oft Feedback gegeben hast, kann es schwerfallen, die richtigen Worte zu finden – vor allem, wenn du etwas Positives zu sagen hast.

Was hast du zu sagen – und vor allem wie?

Zu oft konzentrieren sich Chefs nur auf das Negative. Schließlich ist es ihre Aufgabe, Dinge zu verbessern! Dabei ist es bei der Äußerung von Kritik immer sehr wichtig, auch die positiven Aspekte herauszustellen. Oft vergessen Vorgesetzte das schlichtweg, weil sie das nicht zu ihren Aufgabenbereichen zählen.

Die Salami-Taktik: Bevor man etwas kritisiert, sollte man immer etwas Positives sagen. Genau das trifft auch im professionellen Umfeld zu.

Selbst wenn du mit einem Mitarbeiter nicht zufrieden bist, solltest du ihn nicht vor den Kopf stoßen und deine Kritik so formulieren, dass du ihm konstruktive Verbesserungsvorschläge gibst und auch seine Talente und Erfolge hervorhebst. Kritisierst du nur, kann dies das Gegenteil von dem bewirken, was du eigentlich erreichen möchtest. Denn manche Menschen werden nicht durch Kritik dazu motiviert sich zu verbessern, sondern durch Lob. Wird solch eine Person andauernd bemängelt, resigniert sie irgendwann. Als Chef solltest du dazu in der Lage sein einzuschätzen, wie du deine Mitarbeiter am besten motivierst.

Hüte dich auch vor Verallgemeinerungen und betone durch sogenannte „Ich-Botschaften“, dass es sich um eine persönliche Einschätzung handelt. „Ich habe den Eindruck, dass du manchmal...“ oder „Mir kommt es vor, als ob du...“ ist diplomatischer als „Du musst besser...“ oder „Es ist nicht gut, dass du...“. So fühlt sich der Mitarbeiter weniger persönlich angegriffen und versteht, dass es nicht um ihn selbst, sondern um seine Leistung geht.

Kritik an der Person solltest du nur anbringen, wenn es sich überhaupt nicht vermeiden lässt.

Gleichzeitig ist es wichtig, dass du klare Worte findest für das, was du sagen möchtest. Dein Gegenüber sollte nicht erst erraten müssen, was es verbessern soll, sondern eine konkrete Einschätzung, Kritik und ein spezifisches Lob erhalten. Nur so kannst du sichergehen, dass die Botschaft angekommen ist.

Feedback mit Wirkung geben

Das Ziel von Feedback ist es, dass sich dein Gegenüber verbessert. Um das zu erreichen, musst du konstruktive Kritik üben und ihm helfen, die Erwartungen in Zukunft besser zu erfüllen. Das kann zum Beispiel in der Form von Verbesserungsvorschlägen geschehen. Biete an, gemeinsam einen Plan auszuarbeiten, wie der Mitarbeiter sich in den nächsten Tagen, Wochen oder Monaten weiterentwickeln soll und lege gemeinsam mit dem Kollegen Ziele fest. Um die Motivation zu steigern, ist es sehr wichtig, dass du nichts verlangst, das du nicht auch selbst vorlebst. Erwartest du von deinem Mitarbeiter, dass er jeden Morgen der erste im Büro ist, während du nach einem gemütlichen Brunch um halb elf eintriffst und dir erst einmal einen Kaffee machst, wird seine Motivation schnell dahin sein. Genauso solltest du es auch bei der professionellen Zielsetzung halten.

Wie reagieren, wenn Gegenwind kommt?

Je nach Mitarbeiter musst du unterschiedliche Reaktionen auf dein Feedback erwarten. Während der eine dasitzt und nickt, wird der andere versuchen, sich zu erklären und wieder ein anderer wird selbständig Verbesserungsvorschläge einbringen. Auch auf negative Reaktionen solltest du souverän reagieren können und dem Gegenüber zuhören.

Nehme ihre Einwände ernst und versetze dich in ihre Lage hinein, bleib aber deiner Kritik treu und rudere nicht zurück.

Stattdessen solltest du gemeinsam mit dem Mitarbeiter besprechen, wie sich die Lage verbessern lässt und dabei einen Weg finden, mit dem ihr beide glücklich seid.

Egal, ob positives oder negatives Feedback: Kommunikation sollte bei der Arbeit immer eine wichtige Rolle einnehmen. Nur wenn Mitarbeiter und Kollegen wissen, wie sie sich verbessern sollen oder dass ihre Leistung gesehen wird, lässt sich langfristig ein positives Arbeitsklima entwickeln, in dem jeder sein Potenzial entfalten kann. Stelle also sicher, dass alle deine Kollegen regelmäßig eine Rückmeldung von dir bekommen – und hole dir auch selbst Feedback ein!