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10 Tipps - Berufsalltag Jurist/in

Anregungen zu Software Lösungen, Zeitmanagement & Feierabend...


verfasst von Finn Holzky und veröffentlicht am 20.04.2018

 

Der Berufsalltag ist für Juristen in den verschiedensten Berufen stets schwierig zu bewältigen. Vor allem Anwälte haben mit dem Stress durch die Akquise neuer Mandanten über die Bearbeitung bestehender Mandate bis hin zur Einhaltung aller Termine bei Gericht zu kämpfen. Damit der Alltag nicht zum Alptraum wird, gibt es allerlei Tricks und Gadgets, die den juristischen Berufsalltag erleichtern können!

 

1. Die Smartphone-Sekretärin

Ob die Erfindung des Smartphones uns im Endeffekt Zeit erspart oder uns Zeit kostet, ist umstritten. Mit Sicherheit kann jedoch behauptet werden, dass Smartphones beim Organisieren nützlich sein können. Mit der richtigen App werden Termine und Fristen ganz einfach eingetragen und automatische Erinnerungen kümmern sich um deren Einhalten. Für Benutzer von Geräten mit der Android-Software gibt es die digitale Sekretärin namens „Astrid“. Die gleichnamige App bietet alle Dienste rund um die Aufgabenverwaltung an, die ein Jurist im Alltag benötigt, wie beispielsweise eine Fristenfunktion, die unter absoluten Fristen und Zielfristen unterscheidet, automatische Erinnerungen mitteilt und sich mit angelegten To-Do-Listen synchronisiert. Darüber hinaus bietet „Astrid“ auf einer eigens vom Hersteller eingerichteten Homepage fortlaufend Aktualisierungen und Verbesserungen.

Das Pendant für Apple iOS User ist die weniger persönlich klingende App „Voice Sekretärin“. Wie der Name bereits verrät, wird hier zusätzlich eine komplett stimmenbasierte Steuerung der Sekretärinnen-App geboten, womit die im Vergleich zur „Astrid – App“ etwas weniger liebevoll gestaltete Oberfläche ausgeglichen wird.

 

2. Für Berufseinsteiger und Selbstständige: Das Anwaltssekretariat

Nein, es handelt sich nicht um die aufgewärmte Form des ersten Tipps. Bei dem Anwaltssekretariat, einem Dienst der ebuero AG, handelt es sich um eine virtuelle Sekretärin, die den Telefondienst für die Kanzlei, also den Kontakt mit anrufenden Mandanten übernimmt. Dazu werden kleinere Büroarbeiten wie beispielsweise das Notieren entsprechender Termine übernommen. Je nach Nutzung kosten die Dienste des Anwaltssekretariats zwischen 59,90 €/Monat und 199,90 €/Monat. Auch wird ein Testmonat angeboten.

Vor allem für junge Selbstständige, die auf die Kosten ihrer Kanzlei achten müssen und noch keine Personalverantwortung übernehmen können oder wollen, bietet sich hier die Gelegenheit, ein professionelles Büro kostengünstig „einzukaufen“.

 

3. Willkommen im Club!

Gerade für Berufseinsteiger kann sich der Einstieg schnell als schwierig erweisen, weil die Kosten hoch und Mandate zunächst Mangelware sind. Hier empfehlen sich Mitgliedschaften, wie zum Beispiel die beim Anwaltverein, die satte Rabatte für Anwälte mit sich bringen. Darüber hinaus macht es oft Sinn, auch ein wenig Geld in ein Onlineportal zu investieren, um den eigenen Bekanntheitsgrad zu erhöhen und mehr Mandanten zu akquirieren. Solche Portale sind beispielsweise www.anwalt.de, www.123recht.net oder die deutsche Anwaltshotline, die unter www.deutsche-anwaltshotline.de zu erreichen ist.

 

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4. Zusammen ist man stärker

Kein Mensch ist perfekt und für Juristen gilt das natürlich ebenfalls. Auch Anwälte sind mit den verschiedensten Stärken und Schwächen ausgerüstet. Während der eine Anwalt brilliante Gutachten schreibt, ist ein anderer der bessere Redner vor Gericht und ein dritter Advocat ist ein Marketing–Genie, dass Mandanten und Mandate fast magisch anzieht. Wenn jeder dieser Anwälte als Einzelkämpfer unterwegs wäre, müssten sie alle viel Zeit aufbringen für Dinge, die ihnen tendenziell schwer fallen, während es anderen in die Wiege gelegt wurde.

Lange Rede, kurzer Sinn: Die Lösung ist eine Büro- oder Kanzleigemeinschaft. Somit entstehen durch das Zusammentun mehrerer Anwälte Synergieeffekte, die einen Mehrwehrt für Juristen wie Mandanten mit sich bringen. Darüber hinaus werden so Kosten gespart, da viele Dinge wie Literatur, Infrastruktur oder bestimmtes Personal nicht mehrfach benötigt wird.

 

5. Software für den Kanzleialltag 

Neben den üblichen juristischen Hürden im Alltag eines Anwalts gibt es noch eben jene, die sich aus der Büroorganisation ergeben. Auch hier hat die Digitalisierung viel verändert. Moderne Softwarelösungen für Büromanagement und Verwaltung werden heute von vielen verschiedenen Anbietern angeboten und können viel Zeit und Geld sparen.

Vor allem die lästigen Arbeiten rund um die Abrechnung von Mandaten und das Überwachen dieser Forderungen gegenüber den Mandanten konnten smarte Softwareentwickler deutlich vereinfachen. So ist beispielsweise die Software BSAnwalt in der Lage, unter anderem Abrechnungen mit individualisierten Abrechnungsmodulen für Anwälte anzufertigen oder andere Dokumente auf Basis der Microsoft–Office Programme zu erstellen. Ein großer Teil der Büroarbeiten kann daher heutzutage durch technische Innovationen übernommen werden.

 

6. Mentorship gefällig?

Wer als junger Anwalt in einer großen Kanzlei unterkommt, kann schnell überfordert werden. Vorbei ist die Zeit, in der man als Praktikant oder Referendar besonders vorsichtig behandelt wurde und das Lernen im Vordergrund stand. Keine Sorge: Auch hier ist noch kein Meister vom Himmel gefallen. Zeitmanagement, Büroorganisation und vor allem auch das Delegieren von Aufgaben muss erst einmal gelernt sein.

Daher bieten heute viele größere Kanzleien und insbesondere die großen Lawfirms automatisch sogenannte Mentorenprogramme an, bei denen ein älterer Anwalt und nicht selten sogar ein Partner einem jungen Anwalt unter die Arme greift und ihm bei Problemen zumindest mit Rat und häufig auch mit Tat zur Seite steht. Nichtsdestotrotz gibt es auch heute noch viele Kanzleien die kein solches Programm standardmäßig für die Einarbeitung von neuen Kollegen haben. Gerade hier heißt es dann Eigeninitiative ergreifen: Fragen Sie nach einem Mentor! Dabei zahlt sich dieser Mut besonders aus, schließlich sind Sie in der komfortablen Lage, sich ihren Mentor selbst auszusuchen. In der Regel wird ein älterer und erfahrener Kollege Ihnen bereitwillig helfen und sich sogar über die Anfrage freuen.

 

7. Ablenkung suchen und in den Alltag einbauen

Der juristische Arbeitstag ist hart und trotz vieler Tipps und Tricks gegen den Alltagsstress lässt es sich nicht vermeiden, dass auch ein Anwalt ab und zu Dampf ablassen muss. Hierfür eignet sich besonders Sport. Ob im Fitnessstudio um die Ecke oder auf dem Fahrrad, ob nach der Arbeit oder in der Pause, je nach Möglichkeiten und Präferenzen sollten Sporteinheiten in den Arbeitsalltag eingebaut werden.

Wer im Anwaltsverein ist, der erfreut sich zudem über Rabatte zum Beispiel in den Fitnessstudios von Fitnessfirst. Wer eine eigene Kanzlei sein Eigen nennt, über ein wenig Budget und den entsprechenden Platz verfügt, der kann sich selbst mit einer Dusche in der Kanzlei das Leben verschönern. So steht der Fahrt mit dem Fahrrad zur Kanzlei oder der Laufrunde in der Mittagspause nichts mehr im Weg. Das hilft nicht nur als Ausgleich zur harten Arbeit, sondern tut auch Körper und Seele gut und schont, zumindest im Falle des Fahrradfahrens, auch noch den Geldbeutel!

 

8. Das Zeitmanagement ist die halbe Miete

Stress entsteht vor allem durch Unsicherheit und Fehlplanung. Um Stress zu vermeiden bedarf es daher einer guten Planung, die ihrerseits wiederum Unsicherheiten vorbeugt, bevor sie überhaupt entstehen können. Was einfach klingt, ist in der Praxis freilich häufig schwierig umsetzbar.

Ein sehr gutes Zeitmanagement setzt sich dabei jedoch aus zwei an und für sich recht einfachen Zutaten zusammen.

  • Zunächst muss der Arbeitstag gut durchstrukturiert sein.

Wer in jeder Sekunde seine Emails lesen möchte, gleichzeitig Gutachten schreibt und auch über die Mandantenakquise nachdenkt, der wird am Ende des Tages wenig geschafft, aber dafür großen Stress gehabt haben. Es muss eine klare Zeiteinteilung stattfinden. Beispielsweise kann nach dem Betreten des Gesprächs ein Planungsgespräch mit dem Sekretariat stattfinden, bei dem grundsätzlich alles für den Tag anstehende angesprochen wird. Somit werden spätere Störungen vielleicht nicht ausgeschlossen aber schon zur Seltenheit, unliebsame Überraschungen hingegen dürften ganz ausbleiben. Daraufhin empfiehlt es sich, sowohl die schriftliche, als auch die elektronische Post abzuarbeiten. Nachdem dies geschehen ist, können nun in der morgendlichen Ruhe die Arbeiten verrichtet werden, die ein besonders hohes Maß an Konzentration benötigen.

Superfood = Superkonzentration

Wenn man so möchte, könnte man sagen, dass jetzt die Zeit für das materielle Arbeiten als Anwalt gekommen ist. Für Nachmittags, wenn nicht anders machbar, sollten daher Termine außer Haus, bei Gericht oder mit Mandanten geplant sein.

Alle Dinge, die abseits der Bearbeitung aktueller Mandate liegen, können somit auf die späteren Nachmittags- oder die frühen Abendstunden verschoben werden. Zu dieser Zeit ist die ganz große Anspannung in der Regel bereits abgeflaut und der Kopf kann sich sinnvoll mit anderen Dingen beschäftigen. Jetzt können Dinge wie Werbung, Mandantenakquise oder Personalentscheidungen überdacht und entschieden werden.

  • Schließlich muss dieser Zeitplan nur noch möglichst gut eingehalten werden.

Es wird immer wieder Ausnahmen geben müssen, was schon der Tätigkeit als Dienstleister für die Mandanten geschuldet ist, die nunmal, ähnlich wie der Kunde, König sind. Dennoch sollte an dem groben Konstrukt stets festgehalten werden. Damit nicht bei jeder kleinen Verzögerung der ganze Tagesplan in Gefahr gerät, muss dieser stets realistisch ausgestaltet sein und auch kleine Zeitpuffer beinhalten. Beachtet man all dies, ist Zeitmanagement nicht nur ein großes Wort, auf dem Titel tausender Ratgeber, sondern auch ein großer Helfer!

 

9. Arbeit abgeben

Damit Sie Ihre Kerngebiete mit der entsprechenden Aufmerksamkeit bearbeiten können, müssen Sie andere Aufgaben abgeben!

Damit ein Jurist seine Arbeit gut machen kann, braucht er stets einen freien Kopf und auch eine gesunde Konstitution. Muss er sich um alles gleichzeitig kümmern oder liegen ihm bestimmte Dinge, die er aber eigentlich nicht höchstpersönlich erbringen müsste, überhaupt nicht, sollte spätestens darüber nachgedacht werden, ob bestimmte Aufgaben nicht auf andere übertragen werden können.

  • Sie sind ein brillianter Anwalt und ihre Mandanten bleiben stets bei Ihnen, es kommen aber keine neuen hinzu und sie sind weder ein geborener Klinkenputzer, noch ein Marktschreier?

Kein Problem, denn unzählige Anbieter haben sich auf die Werbung für Anwälte spezialisiert und bieten Ihnen individuelle Möglichkeiten, Ihren Mandantenstamm zu erweitern.

  • Sie kommen ständig mit Fristen und Terminen in Bedrängnis?

Das klassische Sekretariat oder aber eine der vorgestellten virtuellen Lösungen übernimmt dies für Sie.

  • Sie sind auf bestimmten Rechtsgebieten eine Koryphäe, doch über alte Mandate, kommen nun auch andere Fälle zu ihnen, mit denen Sie Ewigkeiten verbringen müssen und die Ihre Effizienz mindern?

Dann verweisen Sie diese Fälle an Kollegen, die Sie wirklich empfehlen können. Das kostet doch bares Geld? Wenn Sie diese Mandate an ebenfalls erfolgreiche Kollegen mit anderen Spezialisierungen übergeben, werden diese in der Regel ähnliche Probleme haben und Ihnen dafür entsprechende Mandate von sich zuschieben. Vielleicht könnte so sogar eine Partnerschaft entstehen?

Anwälte sollten keine Ein-Mann-Armee sein, sondern sie sollten im richtigen Moment wissen, welche Aufgaben sie an wen sinnvoll übergeben sollten und welche ihr Kerngebiete sind und bleiben müssen.

 

10. Den Feierabend nicht vergessen

Juristen sind Arbeitstiere, das zeigt sich schon in den ersten Semestern im Studium und zieht sich bis ins Arbeitsleben durch. Großkanzleien und sogar TV-Serien, die im juristischen Milieu zuhause sind, spielen mit der Vorstellung aus hartem Business, schicker Kanzlei und der ganz dicken Kohle.

Dass der Alltag nicht immer so aussieht, wie bei Suits oder Boston Legal, merkt man schnell. Lediglich die Arbeit bis in die Nacht erinnert einen stets an die US Blockbuster? Dann sollte das geändert werden. Freizeit ist wichtig, nicht nur als Ausgleich für die Arbeit, sondern auch als Grundlage für ein gesundes Leben. Egal ob Quality-Time mit der Familie und mit Freunden, das Ausüben von Hobbys oder das schlichte entspannen. Alles sollte seine Zeit finden, denn nur wer ein gutes Leben führt, kann auch langfristig einen guten Job machen.

 


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Über den Autor

Finn Holzky

Schreibt neben seinem Jurastudium seit 2 Jahren für TalentRocket und hat gerade sein 1. Staatsexamen in Göttingen hinter sich gebracht.

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